Executive Search – pojęcia
Poniżej znajdziesz najważniejsze pojęcia powiązane z tematem Executive Search.
Approach
Approach to inaczej wstępny kontakt, który konsultant nawiązuje z kandydatem. Podczas pierwszej rozmowy telefonicznej konsultant przekazuje kandydatowi wstępne informacje na temat firmy Klienta, stanowiska oraz kontekstu rekrutacji.
W czasie approachu konsultant zdobywa również dwa rodzaje informacji o kandydacie:
- twarde – takie jak: znajomość języków obcych, obecnie zajmowane stanowisko, zakres odpowiedzialności, umiejscowienie w strukturze organizacji itp.,
- miękkie – związane z gotowością do rozważenia zmiany pracy w danym momencie, dalszymi planami zawodowymi i ewentualnymi oczekiwaniami wobec potencjalnej oferty.
Zazwyczaj na zakończenie rozmowy konsultant prosi kandydata o przesłanie swojego CV.
Badanie referencji
Badanie referencji polega na przeprowadzeniu kilku (od 3 do 5) rozmów z osobami, z którymi współpracował dany kandydat. Zwykle do rozmów zaprasza się bezpośrednich przełożonych, menedżera z równoległego stanowiska, podwładnego oraz HR Managera.
Celem badania referencji jest potwierdzenie kompetencji, stylu zarządzania oraz kluczowych kryteriów rekrutacyjnych. Standardowo zadaje się również pytanie o kwestie związane z etyką zawodową.
Badanie referencji to proces poufny – Klient otrzymuje jedynie wnioski z referencji pozyskanych od kilku źródeł.
Więcej: Badanie referencji – podróż po śladach na ścieżce naszej kariery
Baza danych
Oprogramowanie, za pomocą którego firmy rekrutacyjne oraz Klienci archiwizują dane i profile kandydatów. Niekiedy z pomocą bazy danych prowadzą również projekty rekrutacyjne i zbierają CV, do czego wykorzystują ATS, czyli Applicant Tracking System.
Brief projektu rekrutacyjnego
Brief rekrutacyjny ma dwa znaczenia. Z jednej strony mianem briefu określamy spotkanie konsultanta z Klientem w celu:
- opisu kontekstu rekrutacji,
- ustalenia oczekiwań wobec kandydatów,
- ustalenia kryteriów rekrutacyjnych,
- omówienia warunków finansowych związanych z danym wakatem,
- sposobu komunikacji z kandydatami,
- przygotowania harmonogramu procesu rekrutacji.
Z drugiej strony istnieje też brief rekrutacyjny, którym określa się dokument powstający kilka dni po takim spotkaniu. Konsultant przesyła w nim szczegółowy opis danego projektu i podsumowuje kluczowe ustalenia.
Brief dla kandydata
Dokument podsumowujący, który firma Executive Search przygotowuje dla kandydatów. Powinien zawierać kontekst rekrutacji, informacje o firmie, opis stanowiska, cele stawiane przed przyszłym menedżerem oraz kryteria rekrutacyjne.
Cancelation fee
Cancelation fee to inaczej zasady wypowiedzenia umowy/zlecenia rekrutacyjnego przez Klienta w trakcie trwania projektu. Firmy Executive Search podpisują umowy na zasadach retainer. W ramach takich umów zobowiązują się do szeregu czynności związanych z przeszukaniem rynku, identyfikacją i oceną kandydatów itp.
Jeśli z jakichś powodów Klient zrezygnuje ze współpracy w trakcie poszukiwań, będzie musiał wnieść opłatę z tytułu rezygnacji ze zlecenia. Opłata ta obejmuje koszty wszystkich dotychczasowych czynności wykonanych przed decyzją o rezygnacji z umowy.
Candidate experience
Termin ten (skrót z ang. CX) oznacza zbiór doświadczeń, jakie są udziałem kandydata podczas kontaktu z potencjalnym pracodawcą lub firmą rekrutacyjną.
W uproszczeniu można przyjąć, że CX zaczyna się od tego, co kandydat słyszał lub wie o firmie – pracodawcy lub rekrutacyjnej – która chce go pozyskać do pracy. W dalszej kolejności dotyczy wszystkich doświadczeń kandydata aż do momentu zatrudnienia.
Wszystkie doświadczenia mogą w oczywisty sposób wzmacniać lub osłabiać motywację kandydatów. Zarówno tę do udziału w procesie, jak i tę do finalnej akceptacji oferty.
Direct Search
Proces poszukiwań bezpośrednich polegający na pozyskaniu potencjalnych kandydatów z grona specjalistów i menedżerów, którzy nie poszukują aktywnie nowego zajęcia.
Obejmuje opracowanie strategii poszukiwań wraz z przygotowaniem tzw. target listy, czyli listy firm, w których ze względu na sektor, specyfikę działania lub inne istotne aspekty, mogą pracować kandydaci poszukiwani przez Klienta.
Kolejne kroki procesu Direct Search to identyfikacja kandydatów, nawiązanie kontaktu oraz zaproszenie ich do udziału w rekrutacji. Podczas rozmów wyselekcjonowani wcześniej kandydaci są oceniani pod kątem zgodności z poszukiwanym profilem.
Efektem rekrutacji w oparciu o metodę Direct Search jest lista rekomendacyjna najlepszych dostępnych kandydatów zainteresowanych ofertą Klienta.
Executive Search
Executive Search to usługa wykorzystywana podczas rekrutacji na najwyższe stanowiska menedżerskie. Wykonuje się ją za pomocą metody Direct Search, czyli poszukiwań bezpośrednich.
Usługę Executive Search prowadzą najbardziej doświadczeni konsultanci– z przekrojową wiedzą o trendach rynkowych oraz umiejętnościami efektywnej i rzetelnej analizy kompetencji.
Sprawdź nasze opracowanie o Executive Search.
Fee procentowe
Sposób, w jaki firma rekrutacyjna rozlicza się ze swoim Klientem za przeprowadzoną rekrutację.
W przypadku fee procentowego honorarium firmy rekrutacyjnej jest uzależnione od wysokości zarobków zatrudnionego kandydata – im wyższa pensja, tym wyższe honorarium.
W tej formie rozliczenia najczęściej określa się wartość minimalną za przeprowadzenie projektu rekrutacyjnego. Obie strony, Klient i firma rekrutacyjna, mogą również przyjąć maksymalną wartość honorarium w zawartej przez siebie umowie. W ten sposób ograniczą zarówno minimalny, jak i maksymalny koszt wykonania usługi.
Więcej: Dwa modele rozliczania współpracy z firmą rekrutacyjną – kiedy się sprawdzą i dlaczego?
Fixed fee
Inaczej „rozliczenie stałe”, to sposób, w jaki firma rekrutacyjna rozlicza się ze swoim Klientem w trakcie prowadzonej rekrutacji. W tym wariancie wynagrodzenie firmy rekrutacyjnej jest stałe, niezależne od wynagrodzenia zatrudnionego kandydata.
Więcej: Dwa modele rozliczania współpracy z firmą rekrutacyjną – kiedy się sprawdzą i dlaczego?
Gwarancja
Umowy dotyczące usług rekrutacyjnych, zwłaszcza tych w modelu Executive Search, zawierają tak zwane zapisy gwarancyjne. Określają one zobowiązanie firmy rekrutacyjnej do powtórzenia rekrutacji bez pobierania dodatkowego wynagrodzenia. Takie zobowiązanie dotyczy sytuacji, w której w trakcie tzw. okresu gwarancyjnego kandydat rozwiąże umowę z pracodawcą.
Oprócz tego w modelu Executive Search, ze względu na działania na zasadach wyłączności, firma rekrutacyjna gwarantuje jeszcze jedną rzecz. Oświadcza na piśmie, że w czasie realizacji usługi nie powstanie konflikt interesów związany z realizacją podobnego procesu dla innego Klienta.
Hiring Manager
Menedżer zatrudniający kandydata, czyli przyszły bezpośredni przełożony.
Kandydat aktywny
Mianem kandydatów aktywnych określa się osoby, które w danym momencie poszukują nowych wyzwań zawodowych. Mogą to być zarówno osoby obecnie pozostające bez zajęcia, jak i zatrudnione, ale z różnych powodów poszukujące nowej pracy.
Jak wskazuje nazwa, tacy kandydaci działają aktywnie – odpowiadają na ogłoszenia i kontaktują się z firmami rekrutacyjnymi lub bezpośrednio z pracodawcami.
Kandydat benchmarkowy
Pierwsza pełnoprawna rekomendacja kandydata, który w ocenie firmy Executive Search spełnia kryteria rekrutacyjne. Z punktu widzenia współpracy pomiędzy firmą Executive Search a Klientem kandydat benchmarkowy pełni podwójną rolę. Jest pierwszym rekomendowanym kandydatem i daje możliwość sprawdzenia, czy strony dobrze zrozumiały się podczas briefu.
Kandydat pasywny
Kandydaci pasywni, w odróżnieniu od kandydatów aktywnych, to tacy, którzy aktualnie nie rozważają zmiany pracodawcy.
Najczęściej są to menedżerowie odnoszący sukcesy i w pełni zaangażowani w swoje obecne zadania. Nie reagują na ogłoszenia, rzadko spontanicznie kontaktują się z firmami rekrutacyjnymi.
Niektórzy zaczynają rozważać zmianę pracy dopiero po zidentyfikowaniu podczas poszukiwań bezpośrednich i kontakcie z konsultantem w odniesieniu do konkretnej oferty.
Long lista
Rodzaj raportu dokumentującego pulę kandydatów zebranych w ramach danej rekrutacji. W czasach, gdy nie obowiązywała ustawa o ochronie danych osobowych i RODO, taka lista zawierała imiona, nazwiska, nazwy firm, w których pracują dani kandydaci, oraz nazwy stanowisk, jakie zajmują. Dzisiaj zawiera najczęściej jedynie nazwy stanowisk oraz firm, w których są zatrudnieniu kandydaci.
Long lista pozwala kontrolować przebieg procesu rekrutacyjnego oraz to, z jakich firm są approachowani kandydaci.
Mapping
Precyzyjne narzędzie, które polega na przeszukaniu rynku pod kątem ważnych dla Klienta informacji. Może dotyczyć konkretnych stanowisk i osób, pozyskania od nich danych o gotowości do zmiany pracy oraz oczekiwań finansowych, a także struktur organizacyjnych wybranych firm.
Mapping może wspierać procesy zmian personalnych, poprzedzać decyzje o rekrutacji, awansach czy przesunięciach w zespołach.
Ocena kompetencji
Jedno z narzędzi wykorzystywane do poznania i określenia kompetencji danego kandydata. Można je wybrać po dokładnym zrozumieniu celów Klienta, ustaleniu potrzebnego zakresu oceny, stworzeniu listy kluczowych kompetencji oraz kompetencji istotnych ze względu na dopasowanie do kultury organizacyjnej firmy.
Ocena obejmuje weryfikację bieżącego poziomu określonych kompetencji, rozpoznanie predyspozycji i silnych stron oraz wskazanie obszarów do rozwoju. Po dogłębnej analizie konsultant Executive Search tworzy rzetelny i wyczerpujący raport końcowy, w którym wszystkie kompetencje kandydata są jasno i przejrzyście określone.
Off-limits
Zobowiązanie firmy rekrutacyjnej, aby przez konkretny czas od nawiązania współpracy nie wykorzystywała wiedzy o firmie Klienta do realizacji innych rekrutacji. Zazwyczaj takie zobowiązanie trwa 12 miesięcy. W tym czasie firma Executive Search gwarantuje, że nie będzie prowadzić poszukiwań bezpośrednich w firmie Klienta, nawiązywać relacji z jego pracownikami ani zapraszać ich do udziału w prowadzonych projektach.
Według najlepszych praktyk klauzula off-limits dotyczy również wszystkich kandydatów, którzy zostali zatrudnieni w wyniku rekomendacji firmy Executive Search. Dopóki będą pracownikami firmy Klienta, firma Executive Search nie może ich zapraszać do prowadzonych rekrutacji.
Placement
To nic innego jak zatrudnienie – czyli moment, gdy Kandydat i Klient nawiązują ze sobą współpracę. Czasami również kolokwialnie konsultanci mówią „Pani Anna to mój placement” mając na myśli, że Pani Anna trafiła poprzez ich rekomendację do Klienta.
Progress raport
Dokument, w którym firma rekrutacyjna w ustalonym czasie (najczęściej co tydzień) informuje Klienta o postępach w prowadzonej rekrutacji. Progress raport może zawierać informacje o liczbie zidentyfikowanych, zweryfikowanych, zaproszonych na rozmowę i rekomendowanych kandydatów. W części opisowej natomiast zawiera informacje między innymi o:
- stanie poszukiwań,
- odbiorze oferty przez rynek,
- powodach, z jakich kandydaci nie decydują się na rozmowę o ofercie,
- oczekiwaniach finansowych,
- gotowości do relokacji.
Raport rekomendacyjny
Raport rekomendacyjny, czyli raport na temat kandydatów, jest częścią short listy, którą firma Executive Search przedstawia jako efekt swojej pracy. Najczęściej raporty rekomendacyjne zawierają:
- dane osobowe kandydatów,
- wykształcenie, ukończone kursy i zdobyte certyfikaty,
- szczegółowy przebieg kariery zawodowej z uwzględnieniem takich danych jak zakresy obowiązków, KPI, osiągniecia itp.,
- główne powody rekomendacji,
- obszary ryzyka,
- opis motywacji,
- informację na temat oczekiwań finansowych, dostępności, ewentualnie zakazów konkurencji.
Research
Jeden z etapów realizacji projektu rekrutacyjnego, który polega na określeniu strategii poszukiwań, stworzeniu target listy oraz przeprowadzeniu identyfikacji kandydatów.
Podczas trwania tego etapu analitycy i researcherzy wykorzystują swoją wiedzę rynkową oraz metody wywiadu gospodarczego, aby zbudować pulę kandydatów, którzy będą zaproszeni do udziału w rekrutacji.
Research kończy się przygotowaniem tzw. long listy.
Rekrutacja wewnętrzna
Metoda pozyskiwania kandydatów na nowe stanowisko, która opiera się na poszukiwaniach wśród obecnych pracownikach firmy.
Rekrutacja zewnętrzna
Metoda pozyskiwania kandydatów, która zakłada poszukiwania kandydatów na dane stanowisko poza firmą – na szerokim rynku pracy. Dotyczy kandydatów zarówno aktywnych, jak i pasywnych. Może być realizowana z użyciem zasobów własnych lub zewnętrznych (poprzez firmy rekrutacyjne).
Retainer
Jeden ze sposobów rozliczenia pomiędzy Klientem a firmą rekrutacyjną. W rozliczeniu retainer (retained search) pewna część honorarium (a niekiedy całość) jest wypłacana firmie doradczej po zrealizowaniu konkretnych kroków projektu. Kroki te są definiowane poprzez czas lub realizację określonych zadań, np. 1/3 wynagrodzenia po podpisaniu umowy, 1/3 po przedstawieniu rekomendacji, 1/3 po zatrudnieniu kandydata. Rozliczenie retainer stosuje się zazwyczaj wtedy, gdy Klient dostrzega wartość, która wynika z przeszukania rynku oraz wysokiej jakości oceny kompetencji, dopasowania kulturowego i motywacji.
Odwrotnością tej metody rozliczeń jest Success fee.
Więcej: Dwa modele rozliczania współpracy z firmą rekrutacyjną – kiedy się sprawdzą i dlaczego?
Short lista
Short lista, nazywana też krótką listą lub listą rekomendacyjną, to lista kandydatów rekomendowanych w projekcie rekrutacyjnym. W ramach short listy firma Executive Search przedstawia zazwyczaj od 3 do 5 rekomendacji wraz z raportami rekomendacyjnymi na temat kandydatów.
Strategia poszukiwań
Pojęcie określające pomysł firmy rekrutacyjnej na pozyskanie adekwatnych kandydatów do danego projektu rekrutacyjnego. Po analizie informacji pozyskanych podczas briefu rekrutacyjnego firma Executive Search określa:
- Jakie założenia przyjąć przy budowie listy targetowej – w jakich sektorach, w jakiej wielkości firmach, z jakim profilem będą prowadzone poszukiwania?
- Na jakich stanowiskach w danych rodzajach firm będą identyfikowani kandydaci?
- Jakie inne metody wspierające direct search zostaną przyjęte (ogłoszenie?, networking?), aby efektywnie pozyskać adekwatnych kandydatów?
Success fee
Sposób rozliczenia honorarium za usługę rekrutacyjną, w którym wynagrodzenie jest wypłacane firmie rekrutacyjnej tylko w wypadku sukcesu – zatrudnienia kandydata.
Więcej: Dwa modele rozliczania współpracy z firmą rekrutacyjną – kiedy się sprawdzą i dlaczego?
Target lista
Lista firm, w których będą prowadzone poszukiwania bezpośrednie (direct search). Firma Executive Search przedstawia Klientowi target listę na początku pracy nad zleceniem. Celem przedstawienia takiej listy jest:
- Upewnienie się, że nie pominięto żadnej potencjalnie ciekawej firmy, która może być źródłem kandydatów.
- Zweryfikowanie, które z firm na rynku mają być poza zasięgiem prowadzonych poszukiwań. O wyłączenie z nich części firm Klienci proszą w wielu sytuacjach, głównie ze względu na partnerstwa rynkowe lub bliską współpracę.
Wyłączność
Jedna z kluczowych kwestii w modelu rekrutacji Executive Search. Określa ona, że w ramach danego stanowiska Klient zobowiązuje się nie pozyskiwać kandydatów za pomocą innych źródeł niż poprzez współpracę z wybraną firmą Executive Search.
W takiej formule współpracy, właśnie dzięki wyłączności, firma Executive Search jest motywowana do starannego przeszukania całego rynku, rzetelnej oceny dopasowania kandydatów do profilu oraz reprezentowania pracodawcy na rynku zgodnie z najwyższymi standardami candidate exeprience.
Spis treści
piotr.golinski@cter.pl
+48 605 651 621
Piotr Goliński
Pracuje z największymi grupami kapitałowymi w Europie Środkowej, firmami właścicielskimi, funduszami inwestycyjnymi i start-upami. Realizuje projekty na stanowiska w obszarze general management, sprzedaży, operacji, techniki, IT i finansów. Ekspert w zakresie telekomunikacji, IT, e-commerce, energetyki i branż infrastrukturalnych. Pracuje w j. polskim, angielskim i rosyjski.
