Feedback – jak i po co przekazać go firmie rekrutacyjnej?

Jest najważniejszym elementem rekrutacji, a jednak wciąż zapomina się o tym, jak wielką ma wartość. Chodzi oczywiście o feedback, czyli konstruktywną informację zwrotną. Nie tylko tę dla kandydatów, ale dla wszystkich stron zaangażowanych w proces rekrutacyjny. Dlaczego feedback od klienta dla firmy rekrutacyjnej jest równie ważny jak ten od rekrutera dla kandydatów?

Temat feedbacku w procesach rekrutacyjnych niezmiennie podnosi temperaturę dyskusji, zarówno tych na żywo, jak i na forach internetowych. I nic w tym dziwnego. Z raportu Candidate Experience w Polsce 2021 wynika bowiem, że ponad 60% kandydatów oczekuje od rekruterów informacji zwrotnej. I to bez względu na to, na którym etapie rekrutacji zostali odrzuceni. Tymczasem feedback wszystkim kandydatom, którzy brali udział w rekrutacji, przekazuje jedynie 34% firm.

W procesach rekrutacyjnych informacja zwrotna zawsze dotyczy wszystkich zainteresowanych stron:

• kandydata
• pracodawcy
• head huntera

Najbardziej widoczna i słyszalna jest dyskusja o informacji zwrotnej dla kandydatów. Doczekała się ona wielu wartościowych artykułów, których lekturę gorąco polecam:

• Artykuł Mai Gójtowskiej o tym, kiedy nie warto dawać feedbacku kandydatom
• Artykuł pt. Dwie strony feedbacku w rekrutacji na blogu Hello HR
• Porady o tym, jak udzielać konstruktywnego feedbacku na blogu No Fluff Jobs
• Ciekawe dane o doświadczeniach związanych z informacjami zwrotnymi na blogu Gorilla Jobs
• Artykuł o sile feedbacku w rekrutacji na stronie Sukcesu Pisanego Szminką

W swoim artykule skoncentruję się na kwestii informacji zwrotnej w relacji head hunter–pracodawca. Jeśli chodzi o feedback dla kandydatów, pozwolę sobie podsumować najważniejsze kwestie i odesłać zainteresowanych do już istniejących opracowań.

Czym jest (powinien?) być feedback dla kandydata w rekrutacji?

Na samym początku trzeba rozróżnić feedback od informacji o statusie (np. odrzuceniu) kandydata. Informacja o statusie to prosty przekaz – określa, jaki jest obecny status aplikującego po danym etapie rekrutacji. W lewo albo w prawo. Idziemy dalej albo nie.

Feedback to informacja zwrotna, która powinna zawierać konkretne i prawdziwe informacje o decyzjach podjętych wobec kandydata po danym etapie rekrutacji. Najczęściej dotyczy on odrzucenia kandydata. Warto jednak pamiętać (szczególnie w wieloetapowych rekrutacjach), że można go udzielić również wtedy, gdy kandydat przechodzi do kolejnego etapu.

Jakie znaczenie ma feedback dla kandydata?

• pozwala zrozumieć powody decyzji rekrutera,
• umożliwia wyciągnięcie wniosków i pomaga uwzględnić otrzymaną informację zwrotną w kolejnych rekrutacjach,
• dzięki niemu firma pozostawia po sobie dobre wrażenie.

Oczywiście wiedza rekrutera o kandydacie, a tym samym możliwość udzielenia informacji zwrotnej zmienia się w miarę zaawansowania procesu rekrutacji. Co innego wiemy na etapie analizy otrzymanych CV, a co innego po wywiadzie. Dodam jeszcze, że przesłanką do podjęcia decyzji rekrutera jest nie tylko to, czy kandydat spełnia określone kryteria. Ważne jest również to, czy w puli zainteresowanych stanowiskiem są kandydaci lepiej dopasowani do profilu.

Dlaczego kandydaci nie otrzymują feedbacku (a czasem nawet informacji o statusie)?

Mimo stosowanych przez nas (rekruterów) narzędzi czy procesów, według których działamy, na pewno i mi zdarzyło się nie udzielić informacji zwrotnej. Zdarzyła mi się też, co jeszcze gorsze, zaległość w przekazaniu informacji o statusie kandydata. I bardzo za to przepraszam.

Powody, dla których kandydat nie otrzymał feedbacku, bywają bardzo różne. Najczęściej są związane z tym, że:

• na etapie analizy CV trudno opracować i przekazać zindywidualizowany feedback kilkuset aplikującym,
• w natłoku zadań, mimo narzędzi „pilnujących” rekrutera, coś (czy raczej COŚ) najzwyczajniej może umknąć jego uwadze,
• jako rekruter nie mam żadnych wieści od klienta. Wiem, że brak informacji zwrotnej bywa dla kandydatów najbardziej frustrujący, gdy odpadają na ostatniej prostej – po bezpośrednim spotkaniu z klientem. Niestety, gdy rekruterzy nie mają informacji zwrotnej od klienta, dlaczego tak się stało, nie mamy czego przekazać kandydatowi.

Rola informacji zwrotnej od klienta dla firmy rekrutacyjnej

Każda współpraca biznesowa jest nastawiona na osiągniecie konkretnego celu. W realiach pędzącego świata, kiedy otrzymamy założony rezultat zlecenia, często zapominamy podsumować współpracę. To duży błąd. Dlaczego? Bo omówienie rekrutacji i podsumowanie, co było dobre, a co można było zrobić inaczej, pozwala lepiej prowadzić kolejne projekty. Lepiej, to znaczy szybciej, efektywniej i – co ważne – z większą obopólną satysfakcją.

Na co więc zwrócić uwagę, kiedy jako klient mamy przekazać informację zwrotną firmie Executive Search? Oto 11 pytań, na które warto odpowiedzieć, udzielając feedbacku partnerowi rekrutacyjnemu.

1. Czy head hunter zrealizował rekrutacje zgodnie z tym, co deklarował w procesie sprzedaży usługi?
2. Jak oceniamy sposób komunikacji projektowej?
3. Jaką wartość miały dla nas poszczególne raporty, które powstawały w trakcie realizacji projektu? (Chodzi tu o podsumowanie briefu, strategię poszukiwań, target listę, long Listę oraz raporty rekomendacyjne).
4. Czy byliśmy informowani o statusie projektu i ewentualnych problemach z jego realizacją?
5. Czy kandydaci odpowiadali oczekiwaniom?
6. Jak oceniamy dopasowanie kandydatów do kultury organizacyjnej?
7. Jakie elementy procesu powinny zostać zrealizowane inaczej w kolejnych projektach?
8. Czego zabrakło we współpracy?
9. Czy otrzymaliśmy informacje o tym, jak kandydaci postrzegają firmę i stanowisko, na które prowadziliśmy rekrutację?
10. Jakie wartości dodane otrzymaliśmy ze współpracy?
11. Co było szczególnie wartościowe we współpracy z firmą rekrutacyjną/konsultantem?

O informację zwrotną warto poprosić również konsultanta Executive Search, który realizował projekt. Czego taki feedback może dotyczyć? Warto wiedzieć:

1. Co moglibyśmy jako zleceniodawca zrobić inaczej, aby współpraca z partnerem Executive Search była bardziej efektywna na poszczególnych etapach:
   Brief
   Komunikacja w trakcie projektu
   Proces oceny rekomendowanych kandydatów i podejmowania decyzji?
2. Czego, patrząc z perspektywy kandydatów, zabrakło w procesie rekrutacji? Co moglibyśmy zrobić inaczej?
3. Jaki mamy wizerunek wśród kandydatów?
4. Z jakim przyjęciem spotkała się oferta rekrutacyjna?
5. Czy nasz sposób oceny kompetencji i dopasowania kulturowego kandydatów jest dla nich czytelny?

Na koniec dodam jeszcze, żeby zawsze pamiętać o tym, że informacja zwrotna to potężne narzędzie. Właściwie przekazana pozwala nie tylko udoskonalić współpracę, ale również motywuje do dalszego zaangażowania!