8 warunków, które trzeba spełnić, aby projekt IM odniósł sukces

Zatrudnienie doświadczonego menedżera z odpowiednimi umiejętnościami nie wystarczy, by projekt IM, który ma zrealizować, zakończył się sukcesem. Dlaczego? Bo właściwy człowiek na właściwym miejscu to tylko jeden z elementów wpływających na ostateczny efekt. Co jeszcze musi się wydarzyć, żeby móc powiedzieć, że projekt IM zakończył się tak, jak tego oczekiwaliśmy?

Interim Management – znany i stosowany w krajach zachodnich od dziesięcioleci, w Polsce jest wciąż dość niszowym zjawiskiem. Mimo to polski rynek w ciągu ponad 30 lat wolnej gospodarki wykształcił już kilka pokoleń bardzo doświadczonych i kompetentnych menedżerów. Część z nich działa dzisiaj właśnie w formule interimowej. Niestety, choć wielu menedżerów ma ogromne umiejętności i lata doświadczeń, nie każdy z prowadzonych projektów interimowych kończy się pełnym sukcesem.

Z czego to wynika? Według naszych doświadczeń część warunków sukcesu projektów interimowych leży po stronie Klienta. O co powinieneś więc zadbać, zlecając projekt Interim Managerowi?

Oto 8 składowych, które wpływają na to, czy projekt IM odniesie sukces.

1. Definicja sukcesu
2. Realistyczne planowanie (harmonogram, budżet, narzędzia itp.)
3. Właściwy człowiek na właściwym miejscu
4. Przekazanie odpowiedzialności i decyzyjności
5. Wprowadzenie Interim Managera do organizacji
6. Ustalenie zasad komunikacji
7. Zaufanie i kontrola
8. Odpowiednie przekazanie spraw po zakończeniu projektu

Przyjrzyjmy się im wszystkim po kolei, bo nie bez powodu ułożyłem tę listę właśnie w taki sposób.

1. Zdefiniujmy sukces projektu IM

Ustalmy, po czym rozpoznamy fakt, że projekt IM zakończył się sukcesem. Jak to zrobić? Podstawową kwestią jest zoperacjonalizowanie sukcesu lub efektu, jaki ma osiągnąć projekt. Im bardziej precyzyjnie określimy kryteria sukcesu, tym łatwiej będzie ocenić, czy i w jakim stopniu osiągnęliśmy cel. Pamiętajmy tylko, że kategorie kryteriów, których użyjemy do oceny, mogą się od siebie znacząco różnić. I to nie tylko w zależności od sektora czy obszaru funkcjonowania, ale też od typu projektu. Inaczej będziemy podchodzić do kryteriów sukcesu w przypadku post merger integration, a jeszcze inaczej w przypadku gap management.

Planując projekt IM, warto również określić spodziewane cele w trakcie jego trwania. Pozwoli to efektywnie monitorować, czy zmierza on w oczekiwanym przez nas kierunku.

2. Realistycznie zaplanujmy projekt IM 

Każdy projekt IM ma swój cel, powinien się odbyć w określonym czasie i w ramach zakładanego budżetu. Planowaniu projektu poświęcono wiele prac naukowych i książek, dlatego podkreślę 4 kwestie, które uważam tu za istotne:

• Projekt IM często odbywa się pod presją czasu i wyniku, w dodatku zwykle zahacza o różne obszary firmy. Warto więc przeanalizować, z jakimi innymi projektami będzie się przecinać i opracować założenia w zakresie sposobu współpracy.

• Harmonogram projektu musi być realistyczny, a założenia na temat „narzędzi”, jakie zostaną powierzone Interim Managerowi – adekwatne do potrzeb. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy dany projekt IM jest zupełnie nowy dla organizacji i decydentów. Warto też wysłuchać uwag i opinii Interim Managera, a następnie uwzględnić je w decyzjach, bo najczęściej wynikają z doświadczenia.

 

• Dobrą praktyką jest precyzyjne określanie zakresu projektu i dostosowywanie go do zmieniającej się sytuacji, jeśli zachodzi taka potrzeba. Zdarza się bowiem, że ostateczny zakres projektu nie może być określony na początku. Może być też tak, że zmieni się on w trakcie trwania. Warto więc trzymać rękę na pulsie i reagować, żeby ta kwestia nie wymknęła się spod kontroli.

• Zarządzanie ryzykiem – to istotny punkt każdego projektu. O ryzyku należy myśleć już na etapie planowania. Analiza możliwych komplikacji i przygotowanie się na nie zmniejsza uczucie dezorientacji, kiedy te komplikacje naprawdę się pojawią. Oczywiście może się zdarzyć się tak, że w trakcie trwania projektu pojawią się trudności, których nie przewidzieliśmy. Na to również trzeba być przygotowanym i na bieżąco monitorować działania, aby móc zareagować, kiedy sytuacja będzie tego wymagała.

3. W projekcie IM ważny jest właściwy człowiek na właściwym miejscu

Odpowiednie dopasowanie menedżera do zadania i organizacji jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu IM. Właśnie dlatego profil obejmujący kompetencje i doświadczenia poszukiwanego Interim Managera należy opracować podczas fazy planowania projektu. O tym, jak przeprowadzić taki proces, przeczytasz w moim artykule „Jak wybrać odpowiedniego interim managera?”.

4. Określmy zakres odpowiedzialności i decyzyjności

Czynnikiem, który ma wpływ na sukces projektu IM jest również precyzyjne określenie jego ram oraz zakresu decyzyjności zakontraktowanego menedżera. Zdefiniujmy więc, jakie decyzje Interim Manager może podjąć samodzielnie, a jakich nie. Ustalmy też, w jaki sposób ma on uzgadniać decyzje z przełożonym.

Oczywiście zakresy decyzyjności i odpowiedzialności mogą i powinny być weryfikowane w trakcie projektu, jeśli pojawi się taka konieczność. Dobrą praktyką jest również poinformowanie organizacji zarządzanej przez Interim Managera o zakresie jego odpowiedzialność i autonomii.

Dodam jeszcze, że Interim Managerowie, których poznałem, wskazywali, że największe problemy w ich pracy powodują właśnie te dwie kwestie. Mają one wpływ nie tylko na ostateczny efekt projektu. Są też opisywane jako najbardziej frustrujące dla samego menedżera i jego zespołu.

5. Wprowadźmy Interim Managera

Kolejną dobrą praktyką jest właściwe wprowadzenie Interim Managera do realizacji zadania. Chodzi tutaj o:

• Przedstawienie szerszej perspektywy pozwalającej zrozumieć szerszy kontekst biznesowy projektu, jego otoczenie oraz specyfikę organizacji.
• On-boarding w organizacji, który obejmuje:
  przedstawienie Interim Managera w firmie,
  nazwanie jego roli i stanowiska,
  określenie celu, czasu trwania i zakresu projektu oraz decyzyjności Interim Managera

6. Ustalmy tryb komunikacji ze sponsorami projektu

Jeśli jesteśmy sponsorem projektu IM i zależy nam na ograniczeniu ryzyka porażki, zadbajmy o komunikację z Interim Managerem. W takiej komunikacji od samego początku powinny być jasne trzy rzeczy:

• w jaki sposób będą raportowane postępy,
• jaki jest oczekiwany format raportowania,
• o jakich problemach i planowanych decyzjach chcemy być informowani.

Od siebie dodam, że w efektywnej komunikacji sprawdza się zaplanowanie cyklicznych spotkań w celu regularnego omawiania statusu realizacji projektu.

7. Kontrolujmy, ale bez mikrozarządzania

Powierzając projekt doświadczonemu Interim Managerowi, warto w pełni skorzystać z wartości, jakie wnoszą do organizacji jego kompetencje, wiedza i doświadczenie. Zaufajmy więc jego ekspertyzie i decyzjom, jednocześnie dbając o kontrolę nad całością projektu i osiąganiem założonych celów. Nie chodzi tu o mikrozarządzanie, a o spojrzenie z lotu ptaka, które pozwala widzieć więcej. A co jest nie tak z mikromanagementem? Cóż, taka forma kontroli niszczy nie tylko zaangażowanie samego menedżera, ale i całego zespołu, bo odbiera mu motywację do działania.

8. Przekażmy sprawy w dobre ręce

Projekt IM zakończył się sukcesem, cele zostały osiągnięte. Często to właśnie na tym etapie kończy się współpracę z Interim Managerem. Tylko co dalej? Co się stanie ze zmianami, które Interim Manager wprowadził do organizacji w trakcie współpracy? Co z nich w firmie zostanie, a co będzie kwestionowane lub odrzucane przez jego następców? Które z wdrożonych przez niego usprawnień będą dalej działać, a które rozpłyną się wraz z jego odejściem?

Współpracujący z nami klienci i menedżerowie zawsze podkreślają znaczenie dobrze zaplanowanego i przemyślanego odejścia Interim Managera z organizacji. Najlepszym sposobem, aby go pożegnać po zakończeniu projektu, jest sukcesja, czyli wybór i wdrożenie następcy i/lub przekazanie zadań/odpowiedzialności innym osobom.

Podsumowanie

To już wszystkie elementy, które mają wpływ na to, czy dany projekt IM odniesie sukces. Jeśli masz ochotę dowiedzieć się więcej o interim management, zachęcam do lektury pozostałych artkułów z tej kategorii.