Kluczowe kompetencje w zarządzaniu zdalnym zespołem

Świat, w jakim żyjemy, staje się coraz mniej przewidywalny. Menedżerowie przyzwyczajeni do zarządzania w określonym stylu muszą się dostosować do zachodzących zmian i zdobywać nowe kluczowe kompetencje. Ci, którzy uważają, że nowy sposób zarządzania zespołem niewiele różni się od poprzedniego, powinni zadać sobie dwa pytania.

1. Czy patrzysz na pracę zdalną z perspektywy członków zespołu, którym zarządzasz?

Zacznijmy od tego, że początkowe zachłyśnięcie się zmianą organizacji dnia, w którym nie trzeba tracić czasu i pieniędzy na dojazdy do biura, mija naprawdę szybko. I choć bezproduktywne godziny spędzane do tej pory na dotarciu do pracy można wykorzystać na ugotowanie obiadu dla rodziny, podlanie kwiatów czy rozwieszenie prania, nie zmienia to jednego, bardzo ważnego faktu – większość pracowników, którzy nie mieli wcześniej doświadczenia w pracy zdalnej, będzie silnie odczuwać jej negatywne skutki.  

Jeśli rozmowę z pracownikami o organizacji ich home office masz jeszcze przed sobą, nie zwlekaj dłużej. Im szybciej ją przeprowadzisz, tym lepiej. Porozmawiaj indywidualnie z każdym członkiem swojego zespołu. Zapytaj, z jakimi trudnościami mierzy się podczas pracy w domu, dowiedz się, w jakim wieku ma dzieci i czy biuro, które sobie zorganizował, daje możliwość odcięcia się od innych domowników.

To naprawdę ważne pytania, bo jeśli chodzi o pracę zdalną, większość pracowników zwraca uwagę na przyziemne kwestie. Po dłuższym czasie urastają one jednak do rangi uciążliwych problemów. Przykładem może być brak wygodnego krzesła czy za mały ekran laptopa. Dużym obciążeniem jest również brak możliwości oddzielenia w mieszkaniu strefy zawodowej od strefy prywatnej, co nawet po wyłączeniu komputera wiąże się z poczuciem nieustannego bycia w pracy.

Praca zdalna a motywacja

Z wielu obserwacji wynika, że w zespołach, które musiały nagle przejść na pracę zdalną, można spodziewać się zniechęcenia i spadku motywacji. Ma to związek z tym, że w domu zdecydowanie trudniej utrzymać dyscyplinę wewnętrzną i automotywację. Jeśli więc w Twoim zespole pracują ludzie, którzy do efektywnej pracy potrzebują kontaktu z innymi ludźmi, wiedz, że praca zdalna jest dla nich dużym wyzwaniem. 

Ekstrawertycy ciepią, że nie mogą się spotkać i porozmawiać przy porannej kawie lub na wspólnym lunchu, bo taka nieformalna atmosfera biurowa sprzyja omawianiu spraw zawodowych. Gdy takich codziennych spotkań brakuje, traci na tym cały zespół.

3 największe trudności w pracy zdalnej

Z rozmów z menedżerami wynika, że najczęstsze trudności, z jakimi mierzą się ich pracownicy, można podzielić na 3 grupy:

• Warunki pracy w domu – organizacja przestrzeni, sprzętu oraz ergonomicznego miejsca do wykonywania obowiązków zawodowych, możliwość odizolowania się od innych domowników, stabilne łącze internetowe.
• Kompetencje cyfrowe – umiejętność posługiwania się nowoczesnymi technologiami (np. aplikacjami takimi jak Teams czy innymi, która służą do monitorowania pracy projektowej). 
• Kompetencje personalne – umiejętność zarządzania emocjami, dbanie o silną automotywację i samodyscyplinę, radzenie sobie z przeniesieniem codziennego kontaktu do świata wirtualnego, a także z poczuciem izolacji od kolegów i firmy.

W trakcie zajęć z menedżerami, biorącymi udział w Leadership Development Program, zastanawiamy się, co możemy zrobić, aby zmiana, w której uczestniczymy (często wbrew naszej woli) nie blokowała zespołowi możliwości efektywnej pracy.  Zwłaszcza jeśli wiele rzeczy podnoszących jej komfort można szybko i w prosty sposób załatwić: np. wypożyczyć wygodne fotele i większe ekrany czy zapewnić dostęp do zakupu papieru do drukarki. Inne kwestie, takie jak chociażby udostępnianie dokumentów firmowych, wymagają już zmian na poziomie organizacji całej firmy. 

Każdy menedżer powinien mieć pełną świadomość tego, że jego najważniejszą rolą w koordynowaniu pracy zdalnej jest przede wszystkim szczegółowe zbadanie potrzeb pracowników. Następny krok dotyczy pomocy i wsparcia w organizacji pracy na nowo, ostatni zaś – zarządzania projektowego.

2. Czy ustaliłeś na nowo zasady pracy, adekwatne dla zespołu pracującego zdalnie?

Jeśli Twoja odpowiedź na to pytanie brzmi „nie”, mam dla Ciebie 4 podpowiedzi, na co zwrócić szczególną uwagę w procesie dostosowywania się do pracy zdalnej. Oto one:

• Pamiętaj o elastyczności czasu pracy.

Ustal konkretne godziny, podczas których każda osoba z zespołu będzie dostępna online i telefonicznie. Pozwól na połączenie obowiązków z zawodowych z życiem prywatnym. Jeśli to możliwe, niech każdy pracuje w czasie swojej największej efektywności.

• Monitoruj efekty pracy, a nie czas spędzony nad zadaniami.

Ustal na nowo: oczekiwania Twoje i pracowników (są one tak samo ważne :-)), priorytety i harmonogram pracy (dzienny, tygodniowy, miesięczny), a także sposoby mierzenia efektów (raportowanie, ewidencja czasu pracy, feedback).

• Zaplanuj regularny kontakt całego zespołu na wspólnych spotkaniach.

Zorganizuj zarówno spotkania statusowe (omówicie na nich postęp prac, pojawiające się trudności, opowiecie o sukcesach, które warto świętować), jak i codzienne spotkania przy kawie. Podczas takich spotkań, podobnie jak w firmowej kuchni, opowiecie sobie, co u kogo słychać i kto jest w jakim nastroju.

Regularny kontakt pomaga zachować poczucie bycia zespołem. Z kolei poranne spotkania są dodatkową mobilizacją do wczesnego wstania z łóżka, wyjścia z sypialni i rozpoczęcia codziennych zajęć w rytmie podobnym do biurowego.

• Ustal sposób archiwizowania wiedzy, przydziel zespołowi dostęp do niej oraz sposób udostępniania jej poza zespół.

Jeśli do tej pory wszystkie dokumenty znajdowały się na serwerze firmowym, być może teraz warto stworzyć odpowiednie kanały w aplikacji Teams. Można w niej przechowywać dokumenty, nad którymi wspólnie pracujecie, zanim ostateczne wersje zostaną zapisane w firmowych katalogach.

5 typowych błędów w organizacji zespołowej pracy zdalnej

Od czasu, gdy regularnie rozmawiam z menedżerami, którzy pracują zdalnie, zauważyłam, że popełniają oni te same błędy. Jakie?

• Brak zadbania o warunki pracy pracownika i odpowiedni sprzęt do wykonywania codziennych obowiązków zawodowych (np. o drukarkę i papier).
• Wymaganie stałych godzin pracy, dla wszystkich takich samych, choć w przypadku niektórych pracowników wcale nie jest to konieczne.
• Brak ustalonej regularnej komunikacji – zarówno z całym zespołem, jak i indywidualnej.
• Prowadzenie komunikacji mailowej zamiast używania czatów i aplikacji porządkujących pracę.
• Brak zaufania, że pracownik wykonuje swoją pracę w modelu zdalnym równie efektywnie, jak tę w biurze.

Jeśli też je popełniasz, zachęcam Cię do zwrócenia uwagi na 4 podpowiedzi organizacyjne, które opisałam w rozwinięciu odpowiedzi na drugie pytanie z tego artykułu.

Z czym jeszcze przyjdzie Ci się mierzyć ? – wyzwania menedżerów na 2021 rok

Eksperci HR uważają, że wszystkie zespoły, które przeszły na pracę zdalną, czeka w najbliższym czasie walka o zachowanie poczucia wspólnotowości i identyfikacji z firmą. Będzie się ona odbywać najprawdopodobniej poprzez komunikatory, aplikacje do zarządzania projektami oraz mechanizmy grywalizacji, znanej dotąd głównie z projektów e-learningowych.

Normą staną się elastyczne formy pracy, które do tej pory były uważane za przywileje. Dodajmy do tego regularny home office pracowników biurowych, rotowanie zespołów produkcyjnych oraz pracę zmianową – to również będzie przyszłość na rynku pracy. Poza tym do wszystkich pracujących zdalnie trzeba będzie dostosować cały system zarządzania ludźmi, informacją oraz cyberbezpieczeństwem.

Firmy, którymi dotychczas zarządzano tradycyjnie, będą musiały całkowicie zmienić swój sposób działania. Drukowanie i podpisywanie każdego dokumentu czy wysyłanie pojedynczych informacji mailem (z kopią do potencjalnie zainteresowanych tematem) odejdzie bowiem w niepamięć. Zastąpi je elektroniczny obieg dokumentów.

Zachodzące zmiany widać zresztą od dłuższego czasu – e-urzędy, e-dzienniki, czaty oraz boty już stały się częścią naszego życia. A będą jeszcze większą, dlatego warto się na to przygotować.

Moja rada: 
Uznaj nową rzeczywistość za taką, która obowiązuje. Nie czekaj, aż sytuacja wróci „do normy”. Wywołane przez pandemię zmiany w sposobie zarządzania będą już na stałe. A Ty, jeśli nadal chcesz być efektywnym menedżerem, zdobądź nowe kompetencje szefa XXI wieku.