Rozmowa rekrutacyjna – jak powinni się do niej przygotować wszyscy zainteresowani?

Rozmowa rekrutacyjna to kluczowy, a wręcz krytyczny element całego procesu rekrutacji. To w trakcie tego etapu wszystkie strony mają okazję się poznać i ocenić możliwość współpracy. Jak się do niej przygotować, by każda osoba biorąca w niej udział, dostała wszystkie potrzebne informacje? 

Zacznijmy od tego, że rozmowę rekrutacyjną najczęściej opisuje się z punktu widzenia kandydata. W sieci znajdziemy mnóstwo porad, jak się do niej przygotować, co mówić, jak się zachowywać i jak reagować. Spojrzenie z tej perspektywy jest słuszne, ale tylko pod jednym warunkiem. Jest nim przyjęcie założenia, że jedyna osobą, której zależy na objęciu danej roli, jest kandydat. W takiej sytuacji rola pracodawcy ogranicza się do oceny kompetencji i wyboru najlepiej pasującej osoby.

„Problem” polega na tym, że obecny rynek pracy już nie pozwala na to, by to wyłącznie kandydat był oceniany. Sytuacja się odwróciła i kandydaci coraz częściej oczekują, że to pracodawca powinien „dobrze się sprzedać podczas rozmowy rekrutacyjnej”.

Właśnie dlatego zdecydowałem, że opiszę, jak wygląda podejście do rozmowy rekrutacyjnej jednej i drugiej strony.  

Zacznę od tego, że z zasady silniejszą stroną w procesie rekrutacji jest PRACODAWCA.

Dlaczego? Bo:

• ma doświadczenie,
• ma zasoby,
• ma wiedzę,
• ma kompetencje,
• ma wsparcie prawników, którzy pracują na sukces rekrutacyjny.

Druga strona, czyli KANDYDAT, uczestniczy w procesach rekrutacyjnych rzadko i nieregularnie. W wielu przypadkach robi to wręcz sporadycznie w trakcie całej swojej kariery zawodowej.

Poza tym nie ma wsparcia instytucjonalnego ani organizacyjnego. Najczęściej opiera się na własnym doświadczeniu i wiedzy zdobytej w Internecie (rzadziej podczas kursów). Nawet będąc w procesie prowadzonym przez agencję rekrutacyjną, nie może liczyć na poważne wsparcie ze strony head huntera.

Rozmowa rekrutacyjna a kompetencje hiring managera, HR managera i head huntera

Wiem, że pracodawcy, mimo całego zaplecza, nie zawsze „umieją w interview”. Skąd to wiem? Ze współpracy z klientami. Z własnych doświadczeń, kiedy pracowałem w działach HR. I od kandydatów, którzy zgłaszają się do mnie po wsparcie w obszarze rekrutacji.

W procesie rekrutacyjnym pracodawcę reprezentuje biznes i HR. Czasami do tego duetu dochodzi jeszcze head hunter. Czego możemy się po nich spodziewać? Czym w ogóle różnią się role head huntera, decydenta i rekrutera z działu HR?

W skrócie kompetencje tych osób można podzielić następująco:

• Biznes / hiring manager – wie, czego potrzebuje, chociaż nie zawsze wie, czego szuka; często nie wie, jak się dowiedzieć i o co spytać
• Rekruter / HR – wie, jak pytać, żeby się dowiedzieć, często wie, czego szuka, ale niekoniecznie wie, czego potrzebuje hiring manager
• Head hunter – wie, jak pytać i gdzie szukać, ale wiedzę o kontekście musi czerpać od klienta (żeby dostarczyć właściwego kandydata)

Z tego prostego podziału kompetencji wynika, że każda ze stron powinna przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej w inny sposób. Każda z nich musi też wykonać swoją część pracy, aby rozmowa rekrutacyjna była zarówno efektywna, jak i profesjonalna.

Rozmowa rekrutacyjna – jak powinien się do niej przygotować pracodawca?

Obszary, o które należy zadbać, przygotowując się do rozmowy, wyglądają następująco.

BIZNES (HIRING MANAGER)

• Dobre zdefiniowanie potrzeby
• Przygotowany opis zadań
• Opracowane KPI

Te trzy elementy są niezwykle istotne dla kandydatów, którzy oczekują, że dowiedzą się tego podczas spotkania.

REKRUTER (HR)

• Bogaty opis organizacji
• Opis kontekstu rekrutacji
• Zdefiniowanie oczekiwań wobec kandydatów
• Znajomość potrzeb biznesu i umieszczenie ich w kontekście całej organizacji

HEAD HUNTER

• Znajomość potrzeb biznesu
• Opis zadań
• Zdefiniowane oczekiwania wobec kandydatów
• KPI
• Kontekst rekrutacji
• Odniesienie roli w konkretnej organizacji do rynku
• Znajomość rynku i oczekiwań kandydatów

Oczywiście poza kwestiami merytorycznymi należy pamiętać również o przygotowaniach do rozmowy rekrutacyjnej na innych poziomach.

• Organizacja i komunikacja – planowanie spotkań, zapraszanie kandydatów i objaśnienie kolejnych etapów procesu. Dokładne określenie oczekiwań wobec kandydatów – z czego powinni się przygotować i jak przedstawiać informacje.

• Przygotowanie materiałów na temat roli i firmy – często zapominany aspekt, który buduje zaangażowanie kandydatów i ułatwia komunikację.

• Savoir vivre spotkań – tutaj główną rolę powinien odgrywać dział HR i przygotować managerów do spotkań.
  • Komfort – sala, woda lub inne napoje.
  • Zapewnienie anonimowości – nie każdy chce się spotykać w głównym biurze organizacji.
  • Zapewnienie narzędzi i standardów spotkań video (aby wszyscy uczestnicy mieli włączone kamery i na pewno pojawili się podczas spotkania, dzięki czemu uniknie się ponownego umawiania kandydata).

• Przygotowanie kandydata – to zadanie głównie dla head huntera (lub HR, gdy rekrutacja jest prowadzona siłami wewnętrznymi). Head hunter powinien zadbać o wyjaśnienie:
  • kto będzie uczestnikiem,
  • czego kandydat może się spodziewać,
  • jakiego rodzaju pytania mogą paść podczas rozmowy.

Dzięki dobremu przygotowaniu do spotkań i zapewnieniu komfortu kandydatom można liczyć na szybsze zdobycie bardziej wiarygodnych informacji o samym kandydacie. Poza tym dobra atmosfera sprzyja szczerej rozmowie i zmniejszeniu odczuwania stresu.

Rozmowa rekrutacyjna – jak powinien się do niej przygotować kandydat?

Dla kandydatów najważniejsza w trakcie interview jest umiejętność przekazania kluczowych informacji, które mają wpływ na zrozumienie ich doświadczeń zawodowych. Chodzi o to, by wziąć pod uwagę wyłącznie takie, które przekonają drugą stronę, że mamy poszukiwane przez nią doświadczenia i kompetencje.

Należy również pamiętać, że jako kandydat podczas spotkania z potencjalnym pracodawcą też jest się stroną oceniającą. Warto więc obserwować i oceniać, na ile atrakcyjna jest dla nas firma zatrudniająca. I czy faktycznie jest tą, w której (i dla której!) chcemy pracować.

W jaki sposób merytorycznie przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej?

• Zbierz jak najwięcej informacji o organizacji – ze strony www, z sieci kontaktów, możesz też zapytać o to head huntera.
• Zbierz informacje na temat roli i zadań – przeczytaj opis stanowiska.
• Zastanów się. jakie przykłady ze swojego doświadczenia możesz wykorzystać jako argumenty potwierdzające, że jesteś poszukiwanym kandydatem.

Jak opowiadać o swoim doświadczeniu zawodowym podczas interview?

• Używaj przykładów.
• Mów przejrzyście.
• Nie zakładaj, że druga strona rozumie wszystko, o czym mówisz.
• Pamiętaj, że nic nie jest oczywiste i nic nie działa „jak to na tym stanowisku”.
• Opowiadaj o tym, co jest ważne w kontekście danej rekrutacji, a wątki poboczne pomijaj.
• Słuchaj, obserwuj i reaguj na bieżąco. Jeśli jakoś wątek szczególnie zaciekawi rozmówcę – podążaj za nim.

Czym różni się rozmowa rekrutacyjna z head hunterem od tej z hiring managerem lub HR?

• HR – wie, jak pytać, żeby się dowiedzieć, przy czym łatwiej bada obszary miękkie (kultura pracy, umiejętności menedżerskie, zarządzanie zmianą).

Może niepewnie poruszać się w słownictwie i narzędziach merytorycznych przypisanych do danego stanowiska.

• Hiring manager – wie, czego potrzebuje, ale nie zawsze potrafi o to zapytać. Czasami nie wie, jak wydobyć od kandydata informacje na temat konkretnych umiejętności.

• Head hunter – musi wiedzieć, czego potrzebuje hiring manager (i się tego dowiedzieć 😊). Często łączy rolę hiring managera i HR-owca. Docieka i wypytuje o obszar merytoryczny, a równocześnie bada obszary miękkie.

Czego podczas rozmowy rekrutacyjnej oczekują rekruterzy (HR), head hunterzy i hiring managerowie?

• Odpowiedzi na pytania i jasnych wypowiedzi.
• Argumentów za tym, że jesteś dobrym kandydatem – dlatego tak ważne jest przygotowanie przykładów potwierdzających, że pasujesz do danej roli.
• Weryfikacji twoich doświadczeń – używaj przykładów popartych faktami (liczby, szacunki, procenty).
• Zrozumieć, co robiłeś do tej pory i gdzie leży twoja ekspertyza – zdefiniuj i nazwij główne obszary, w których się specjalizujesz. Wesprzyj się przykładami.
• Nazywania i grupowania doświadczeń, przykładów i zadań.

A jeśli chodzi o wygląd i zachowanie, to:

• Obowiązują coraz mniej formalne stroje.
• Jeśli dobrze mówisz, to wygląd nie ma (aż) takiego znaczenia…
• … ale pamiętaj, by wyglądać dobrze, a nawet lepiej.

Podsumowanie

Każda rozmowa rekrutacyjna jest inna, ale za każdym razem najważniejsze podczas niej jest to, by wiedzieć, co się mówi. I to niezależnie od tego, czy reprezentujesz organizację i szukasz kandydata, czy jesteś kandydatem biorącym udział w danym procesie rekrutacyjnym.