7 zasad jak przeprowadzić dobry brief

Co łączy proces rekrutacji z kilkutygodniową wędrówką? Dwie rzeczy. W rekrutacji Executive Search zawierają się one w słowie brief. Tak samo jak w przypadku wyprawy w nieznane mają miejsce jeszcze przed wyruszeniem na szlak. Dlaczego pominięcie ich to ogromne ryzyko dla całego przedsięwzięcia?

Gdybyśmy spojrzeli na proces rekrutacji jak na kilkutygodniową wyprawę, szybko zobaczymy, co ma w nim największe znaczenie. Okazałoby się bowiem, że jednym z najistotniejszych elementów jest dobre przygotowanie i zaplanowanie. Po co? By w czasie wędrówki w naszym plecaku nie zabrakło najważniejszego wyposażenia. I żebyśmy chociaż w podstawowym stopniu wiedzieli, dokąd zmierzamy.

Dobrze wiem, że w podróży nie da się uniknąć niespodzianek. Mimo to uważam, że naprawdę warto dobrze się do niej przygotować.

Tak samo jest z procesem rekrutacji.

Co zatem trzeba zapakować do walizki, zanim rozpoczniemy realizację nowego projektu rekrutacyjnego?

Co to jest briefing?

Briefing to spotkanie konsultanta z Klientem w celu ustalenia oczekiwań wobec kandydata, przygotowania oferty pracy oraz wszystkich etapów rekrutacji. To właśnie od przebiegu tego spotkania zależy dalsza współpraca pomiędzy Klientem a firmą rekrutacyjną. Warto więc zainwestować czas i energię w tę rozmowę, aby przyniosła dobre owoce dla obu stron. Konsultant powinien zadbać o to, aby spotkanie briefujące przybrało na koniec kształt przydatnego poradnika. Takiego, do którego w trakcie współpracy zajrzy jeszcze wiele razy.

Checklista dobrego briefu

Checklista dobrego briefu zawiera 7 punktów, które dla firmy Executive Search są jak kompas. Co taka chceklista powinna zawierać, aby wykorzystać ją jako podstawę do przeprowadzenia satysfakcjonującego procesu rekrutacji?

1. Przygotowanie do spotkania briefującego

Briefing to spotkanie, które powinno się odbyć i być wartościowe dla obu stron. Temat rozmowy jest zwykle z góry ustalony – podstawowe informacje o nim można znaleźć w umowie pomiędzy Klientem a partnerem rekrutacyjnym.

Co jeszcze ma znaczenie?

Jeżeli to możliwe (i jeśli nazwa stanowiska nie jest poufna do czasu spotkania), przygotuj wstępny opis i profil idealnego kandydata. Wprawdzie ta wiedza jest dość ogólna, ale dla konsultanta Executive Search stanowi podstawę rozmowy. Analiza tych informacji jest punktem wyjścia do opracowania pytań, które usłyszysz na spotkaniu.

Pamiętaj, że liczy się obustronna współpraca. Jeśli zależy Ci na owocnej rozmowie, warto zapytać konsultanta, jakich informacji potrzebuje, żeby dobrze przygotować się do spotkania. Takie działanie jest korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla firmy Executive Search. Dla firmy, bo nie opóźni startu jej pracy.  Dla Ciebie – bo będziesz mieć czas na zastanowienie się nad odpowiedziami i nie poczujesz się zaskoczony pytaniami w trakcie rozmowy. Nie będziesz musiał również odrabiać „pracy domowej” po spotkaniu z konsultantem.

2. Spotkanie briefujące

Dobry brief jest gwarantem skutecznej rekrutacji. Aby ją zrealizować, firma Executive Search powinna zdobyć jak najszerszą wiedzę o całej organizacji. Właśnie dlatego na spotkanie briefujące zaprasza się nie tylko partnera, czyli osobę „kontaktową”, którą najczęściej jest przedstawiciel działu HR. Zaprasza się również przyszłego bezpośredniego przełożonego kandydata, którego chcesz pozyskać – menedżera, prezesa lub członka zarządu. To bezpośredni przełożony najlepiej zna swój dział i ludzi, którzy w nim pracują. Jest więc bezcennym źródłem informacji zarówno o mocnych stronach zespołu, jego potencjale i osobowościach pracowników, jak i o jego brakach.

Spotkanie briefujące jest dla Ciebie doskonałą okazją, aby przedstawić swoje oczekiwania. Pamiętaj jednak, że jest to również pole do obserwacji dla konsultanta Executive Search. Podczas rozmowy wyciągnie wnioski, jaka osoba będzie najlepiej pasować do zespołu, a jednocześnie świetnie zrozumie się z przełożonym.

Wielu Klientów bardzo otwarcie podchodzi do rozmowy briefującej. Podczas niej chętnie opowiadają o historii i sukcesach organizacji, a także zapraszają do poznania jej „od podszewki”. Ty też to zaproponuj. Możliwość odwiedzenia zakładu produkcyjnego czy poznania procesów wewnętrznych w danej firmie to pewna forma edukacji. Obserwacja prawdziwej codzienności danej firmy – nawet przez krótką chwilę – jest dla konsultanta Executive Search źródłem cennej wiedzy. Sprawia też, że staje się wiarygodnym i doinformowanym partnerem do rozmów z kandydatami, których chcesz pozyskać do swojej organizacji.

Na tym etapie rozmowy konsultant zapyta Cię o:

• strukturę firmy/działu,
• przynależność do grupy,
• obrót,
• zatrudnienie,
• pozycję firmy na polskim rynku,
• strategiczne produkty lub usługi.

Przygotuj się również na pytanie o Twoich konkurentów. Określ, co w nich cenisz, a co uważasz za wyróżnik własnej organizacji. Opowiedz też o jej kulturze, normach i wartościach.

3. Ustalenie kontekstu rekrutacji

Ten etap otwiera dyskusję na temat konkretnej potrzeby rekrutacyjnej. Jeśli stanowisko jest nowo utworzone, poinformuj konsultanta, co spowodowało potrzebę jego powstania. Powiedz również, jak widzisz misję takiego stanowiska, a także czego oczekujesz po wprowadzeniu do firmy nowych kompetencji.

Gdy zachodzi konieczność obsadzenia stanowiska, które już istnieje, konsultant powinien się dowiedzieć, jak do tego doszło. Co spowodowało, że nie ma na nim (lub za chwilę nie będzie) odpowiedniej osoby? Niezależnie od powodu pojawienia się wakatu, przedstaw swoje dotychczasowe doświadczenia z obsadzeniem tego stanowiska. Poinformuj, jakie osoby odnosiły sukces na tej pozycji i odwrotnie – jakie nie udźwignęły tej odpowiedzialności. Szczera wymiana zdań i zderzenie doświadczeń pozwoli konsultantowi uruchomić pewną czujność oraz zminimalizować ryzyko nieudanych poszukiwań.

4. Historia rekrutacji na dane stanowisko

Historia rekrutacji to aspekt, który musi być omówiony podczas spotkania briefującego. Dlaczego? Bo konsultanci wiedzą, że w większości przypadków Klienci decydują się na współpracę z partnerem rekrutacyjnym w dwóch określonych sytuacjach. Albo dopiero wtedy, gdy zawiodą wewnętrzne siły, albo gdy poprzedni partner nie wywiąże się z realizacji zlecenia w satysfakcjonujący sposób. O tym kiedy Executive Search może być wsparciem dla rekrutacji wewnętrznej przeczytasz w naszym artykule. 

Właśnie dlatego konsultant musi poznać historię rekrutacji na dane stanowisko.

Powinien się dowiedzieć, czy rekrutację prowadził wewnętrzny dział rekrutacji oraz jakie wykorzystał źródła i narzędzia, aby pozyskać danego kandydata. Jeśli prowadziła ją inna firma Executive Search, opowiedz o trudnościach, jakie napotkała. Ta wiedza sprawi, że obie strony zaoszczędzą czas i unikną możliwości popełnienia tych samych błędów. Pozwoli również zbudować nową, adekwatną strategię poszukiwań.

Gdy historia rekrutacji na dane stanowisko jest bogata, najważniejsze stają się otwarte rozmowy o kandydatach, którzy brali w niej udział. Jakie były powody, które wzbudziły w Tobie na tyle poważne wątpliwości, że ostatecznie nie doszło do zatrudnienia danej osoby?

5. Opis stanowiska i profil idealnego kandydata

Dyskusja o zadaniach, odpowiedzialności na danym stanowisku oraz o profilu idealnego kandydata opiera się zwykle na dokumentacji otrzymanej przed spotkaniem.

Gdy rekrutacja jest poufna lub w Twojej firmie nie ma opisanych stanowisk, konsultant może Cię wesprzeć w stworzeniu takiego opisu. Możecie sporządzić go wspólnie, chociażby na potrzeby tej jednej rekrutacji.

Na początku należy określić podstawowy cel stanowiska, doprecyzować oczekiwania wobec roli zatrudnionego kandydata oraz określić ścieżki i możliwości awansu.  W dzisiejszych czasach kandydaci patrzą przede wszystkim na długoterminowe perspektywy wynikające z zatrudnienia w danej organizacji. Na pewno więc zapytają, w jaki sposób będą mogli się rozwijać, jeśli do niej dołączą. Rozwój, na którym im zależy, może dotyczyć zarówno awansów pionowych, jak i poziomych. Może być związany również z poszerzaniem odpowiedzialności, dostępem do szkoleń i innych form rozwojowych.

Jeżeli rekrutacja dotyczy stanowiska menedżerskiego, poinformuj, jaka jest struktura działu oraz podaj budżet, za jaki będzie odpowiedzialny kandydat. Ważne jest również, aby określić obszary, w których będzie mógł samodzielnie podejmować decyzje. Ustal jego uprawnienia w tym zakresie. Opowiedz także według jakich wskaźników efektywności będzie oceniana jego praca. Wszystkie te informacje pozwolą konsultantowi lepiej „zwymiarować” poszukiwanych kandydatów.

Bardzo ważna podczas przygotowania profilu idealnego kandydata jest też kwestia dopasowania kulturowego. Kultura organizacyjna, czyli zbiór norm i wartości, jakie obowiązują w firmie, wpływa bowiem na ostateczną decyzję o zatrudnieniu. Kandydat, którego poszukujesz, powinien postępować według tych samych lub podobnych zasad. 

Zastanów się także, w jakim miejscu firma ma się znaleźć za rok dzięki pracy osoby na tym stanowisku.

• Jakie cele ilościowe i jakościowe chcesz osiągnąć?
• W jakim czasie?
• W jaki sposób po roku od zatrudnienia uznasz, że rekrutacja spełniła Twoje oczekiwania?

Na podstawie wszystkich powyższych informacji wspólnie z konsultantem przygotuj opis zadań i wymagań na danym stanowisku. Pamiętaj, by nie bazować na pierwszych, automatycznie nasuwających się sformułowaniach z ogłoszeń. Skup się na konkretnych potrzebach i celach, jakie chcesz osiągnąć dzięki pracy nowo zatrudnionej osoby. Wtedy konsultant na pewno nie straci z oczu najważniejszych założeń i celów rekrutacji.

6. Wynagrodzenie

Przedostatni punkt spotkania to rozmowa o przewidywanym wynagrodzeniu na danym stanowisku. Jako Klient z pewnością masz swoje pierwsze założenia (lub określone możliwości), jeśli chodzi o wysokość pensji. Może się jednak zdarzyć, że będziesz potrzebować wsparcia konsultanta, aby ustalić ją na odpowiednim poziomie.

Firmy Executive Search i inne firmy rekrutacyjne mają stały kontakt z rynkiem. Mogą Ci więc dostarczyć informację o widełkach wynagrodzeń, biorąc pod uwagę zarówno Twoją branżę, jak i poziom stanowiska. Najpierw jednak trzeba wspólnie zdefiniować możliwe formy zatrudnienia oraz najwyższą pensję, która stanowi pewnego rodzaju „punkt odcięcia”. Nawet gdyby konsultant znalazł genialnego kandydata, negocjacje powyżej tek kwoty będą wykluczone.

Wiem z doświadczenia, że słowo wynagrodzenie jest szerokim pojęciem. Termin ten zawiera w sobie bowiem również dodatkowe uposażenie w postaci premii lub prowizji za wyniki. To także samochód służbowy do dyspozycji, benefity związane z opieką medyczną, karty sportowe, dofinansowania do studiów czy inne świadczenia. Określ, które z nich są możliwe do uzyskania w Twojej firmie i w jakim zakresie.

7. Komunikacja

Na koniec spotkania należy ustalić jasne zasady komunikacji z konsultantem. Kto z Twojej strony będzie zaangażowany w regularny kontakt, a kto włączy się w proces na bardziej zaawansowanym etapie? Jakie informacje są dla Ciebie istotne? Czy potrzebujesz raportowania? Jak często chcesz otrzymywać podsumowanie dotychczasowych działań oraz w jakiej formie?

Określ również, jak będzie wyglądał proces po Twojej stronie i na ile etapów rekrutacji powinni przygotować się kandydaci. Zdefiniuj, czy rekrutacja ma charakter poufny, a jeśli tak – ustal z konsultantem jakie informacje i na których etapach mogą zostać przedstawione kandydatom.

Dodam jeszcze, że dobrym pomysłem jest podsumowanie spotkania, o które warto poprosić konsultanta. Zebranie wszystkich informacji pozwala wyeliminować zagrożenie w postaci braku zrozumienia któregoś z omówionych zagadnień. W dokumencie podsumowującym obie strony potwierdzają, że rozumieją stanowisko i proces rekrutacji w ten sam sposób.

Dobry brief – podsumowanie

Poruszenie najważniejszych zagadnień dotyczących rekrutacji jest czasochłonne, dlatego spotkanie briefujące nie zamknie się w kwadransie rozmowy. Niezależnie od tego, ile potrwa, należy je przeprowadzić, bo korzyści z dobrze przygotowanego briefu są naprawdę ogromne. Szczegółowe omówienie  rekrutacji jest bowiem gwarantem zakończenia go z sukcesem i zmniejsza ryzyka pojawienia się trudności w trakcie trwania procesu.