Executive Search – obawy, z którymi trzeba się zmierzyć

Każdy życzyłby sobie, by projekty rekrutacyjne przebiegały bez żadnych zakłóceń. Trzeba jednak mieć świadomość, że trudności zawsze mogą się pojawić. Jakie są największe obawy o Executive Search, z którymi można mieć do czynienia podczas prowadzenia rekrutacji menedżerskiej?

Doskonały wizerunek pracodawcy na rynku, atrakcyjna EVP (employer value proposition), świetne stanowisko, zaufany partner rekrutacyjny i wielu kandydatów.

Czy taki scenariusz nie brzmi rewelacyjnie?

Brzmi, tyle że… nawet w rewelacyjnym scenariuszu mogą się kryć wyzwania. I trzeba się z nimi liczyć.

Jakie wyzwania kryją się w procesie rekrutacji menedżerskiej, którą realizuje się we współpracy z firmą Executive Search?

Poniżej znajdziesz 4 najczęstsze wyzwania, z którymi mierzyliśmy się w CTER. Sama lista to jednak za mało, dlatego przygotowałem również strategie radzenia sobie z konkretnymi przeciwnościami.

Najczęstsze wyzwania związane z rekrutacją Executive Search:

1. Budżet założony na dane stanowisko nie przystaje do oczekiwań kandydatów.
2. Kandydat, który wydaje się dobrze dopasowany do stanowiska, w ostatniej chwili rezygnuje z oferty.
3. W trakcie realizacji procesu rekrutacji strategia organizacji ewoluuje i znacząco wpływa na zakres zadań założonych na danym stanowisku.
4. Brak odpowiednich kandydatów lub brak kandydatów z doświadczeniem w branży.

1. Budżet zakładany na stanowisko nie spełni oczekiwań finansowych kandydatów

Z tym wyzwaniem mierzymy się najczęściej w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich dotyczy specyficznych stanowisk w niszowych branżach, a drugi – konkretnych wymagań.  Chodzi tu na przykład o znajomość mało popularnego języka w połączeniu ze znajomością języka polskiego, międzynarodowe doświadczenie w wąskiej niszy czy o stanowisko w nieatrakcyjnej lokalizacji.

Doświadczony head hunter może z dużym prawdopodobieństwem oszacować przedział wynagrodzenia, który zainteresuje potencjalnych kandydatów. Dotyczy to przede wszystkim większości typowych stanowisk w organizacjach działających na szerokim rynku.

Problemy pojawiają się wtedy, gdy:

• wiedza konsultanta Executive Search jest ograniczona,
• kandydat podaje stawkę znacznie przekraczającą przedział wskazany przez rekrutera.

Co można wtedy zrobić?

Polecam zadać sobie 5 pytań.

Ułożyłem je w przejrzystą sekwencję działań prowadzących do podjęcia decyzji:

1. Ile wynosi realna nieprzekraczalna górna granica możliwości finansowych naszej firmy?
2. Jakie oczekiwania dotyczące doświadczeń i kompetencji są absolutnie kluczowe? Czy są takie, które można potraktować jako pożądane, ale nie niezbędne? Może jesteśmy w stanie zainwestować w ich rozwój u kandydata, którego pozyskamy w procesie rekrutacji?
3. Jakie mamy alternatywy, jeśli chodzi o zmianę zakresu zadań, aby część z nich została przesunięta do innych zespołów?
4. Czy praca wymaga stałej obecności w biurze? A może jest szansa na pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym?
5. Jakie jest nasze prawdziwe EVP (employer value proposition)? Czy mamy argumenty, które pomogą zachęcić kandydatów do pracy lub spowodują, że będą oni skłonni obniżyć swoje oczekiwania finansowe? Chodzi tu o absolutnie wyjątkowy moment w życiu organizacji, atrakcyjny i spektakularny projekt do przeprowadzenia, wyzwanie, dynamiczny wzrost organizacji, skalę działania, unikalny zestaw benefitów, dużą swobodę działania itp.

Na początku współpracy z firmą Executive Search warto przedyskutować te kwestie bardzo dokładnie. Jeśli obie strony mają świadomość wyzwań, jakie mogą je czekać, to bardzo poprawia współpracę.

W CTER najczęściej staramy się skontaktować z jak największą liczbą potencjalnych kandydatów w ciągu pierwszych 2–3 tygodni projektu. Robimy to po to, by poznać ich aktualne oczekiwania finansowe.

„Zderzenie z rynkiem”, aby poznać realny poziom oczekiwań kandydatów i ocenić jego zgodność z budżetem klienta jest wartością dodaną prowadzonego projektu. 

Więcej o korzyściach dodatkowych, które jako klient zyskasz we współpracy z firmą Executive  Search, przeczytasz w tym artykule.

Zakładamy, że najlepiej jest już na tym etapie wiedzieć, że konieczne są ruchy na poziomie zakładanego wynagrodzenia lub że należy przekonfigurować profil poszukiwanego kandydata.

Osobną kwestią jest przyjęcie sposobu rozliczenia się z firmą Executive Search. Przeczytasz o tym w artykule tutaj.

2. Rezygnacja „last minute”

To jedna z najbardziej frustrujących sytuacji w życiu zawodowym head huntera. Wydaje się, że projekt zmierza ku szczęśliwemu zakończeniu. Dotarliśmy do kandydata, który spełnia wymagania rekrutacyjne, a jego oczekiwania finansowe mieszczą się w zakładanym budżecie. Zgadza się też dopasowanie kulturowe do organizacji i kontekst roli, jaką ma w niej pełnić. Klient składa kandydatowi ofertę (czasami na tym etapie jest już podpisany list intencyjny), a kandydat… rezygnuje. (W ekstremalnej sytuacji zdarzyło się nawet, że kandydat po prostu nie stawił się w pracy).

Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne. Może zmianie przestała sprzyjać obecna sytuacja rodzinna kandydata, a nie ma w nim zgody na relokację czy rozłąkę z dziećmi. Może kandydat dostał awans albo niespodziewaną ofertę od aktualnego pracodawcy.

Niewykluczone jest również to, że, w ostatniej chwili otrzymał ofertę od innego pracodawcy, która jest atrakcyjniejsza i bardziej dopasowana. Za każdym razem czynnikiem, który przesądził o rezygnacji, może być coś innego.

Czy jest jakiś sposób, aby ograniczyć ryzyko powtarzania się takich sytuacji? 

W firmach Executive Search najskuteczniejsze  metody minimalizowania ryzyka w tym zakresie to:

1. Stały i bardzo dobry kontakt konsultanta ze wszystkimi kandydatami biorącymi udział w procesie rekrutacji. Nieustanne monitorowanie zaangażowania i poziomu motywacji kandydatów do zmiany pracy.
2. Szybkie tempo działania. Warto pokazywać determinację w pozyskiwanie kandydata. Taka postawa może budować zaangażowanie i więź pomiędzy konsultantem a kandydatem.
3. Właściwa diagnoza rodzaju motywacji kandydata.
4. Możliwość zastosowania umów przedwstępnych zamiast listów intencyjnych (chociaż raczej nie dotyczy to stanowisk executive, a tych z niższych poziomów).

Powyższe sposoby nie dadzą jednak stuprocentowej gwarancji, że przypadek rezygnacji nigdy się pojawi.

Co wtedy, gdy będziesz mieć z nim do czynienia?

Wówczas warto uzyskać pogłębiony feedback od kandydata. Można też zmienić narrację w opowieści o kontekście rekrutacji i przedstawić ją kolejnym kandydatom. W końcu rekrutacja to proces, w którym obie strony mają dokładnie takie samo prawo do podjęcia decyzji o ewentualnej współpracy.

3. Zmiany w organizacji, która rekrutuje

Proces rekrutacji menedżerskiej nie zawsze da się zamknąć w ciągu 6–8 tygodni. Jeśli tak się stanie, to warto wiedzieć, że przez ten czas w organizacji mogą zajść znaczące zmiany, które zmieniają jej kontekst. W sytuacji ekstremalnej może się nawet okazać, że wakat, na który uruchomiliśmy rekrutację, już nie istnieje. Najczęściej oznacza to zakończenie projektu, dlatego taki scenariusz powinien być opisany w umowie o współpracy. 

Bywa też tak, że rozwiązaniem jest zmiana profilu poszukiwanych kandydatów. W zależności od poziomu zaawansowania prac może to mieć wpływ na konieczność powrotu do opracowanej listy firm i branż, w których prowadzimy poszukiwania. Jeśli zmiany w tej liście są duże, zwykle oznacza to uruchomienie nowego projektu. Wtedy rozpoczynamy  ponowną identyfikację kandydatów, prowadzimy rozmowy, weryfikujemy ich kompetencje, doświadczenia oraz zainteresowanie ofertą w nowym kształcie.

Tym,  do czego bardzo zachęcam, jest otwarta i szczera komunikacja z konsultantem Executive Search. Dlaczego? Bo tylko w partnerskiej współpracy można wypracować optymalny model kontynuacji, zakończenia lub modyfikacji prowadzonego projektu. Równie ważna jest ona także dlatego, by ustalić sposób komunikacji z kandydatami i rynkiem, jeśli pojawi się potrzeba rozpoczęcia ponownych poszukiwań. Otwarta komunikacja jest ważna również po to, by w takiej sytuacji zadbać o wizerunek – zarówno organizacji, jak i firmy rekrutacyjnej.  

4. Brak kandydatów spełniających wymagania

Nawet współpraca z najbardziej efektywną firmą Executive Search nie daje gwarancji, że dotarcie do kandydatów spełniających wszystkie wymagania będzie możliwe. Zawsze może się zdarzyć, że kandydat nie będzie w 100% dopasowany do profilu. Mogą nie zgadzać się kompetencje, motywacja, dopasowanie kulturowe, lokalizacja, pakiet wynagrodzeń lub benefitów, a nawet doświadczenie w branży.

Co wtedy?

W takich przypadkach mamy kilka  strategii postępowania:

1. Praca nad oczekiwaniami

Warto się zastanowić i przeanalizować oczekiwania dotyczące rodzaju oray poziomu kompetencji, rodzaju i długości doświadczeń zawodowych oraz  poziomu oferowanego wynagrodzenia. Wszystko po to, by dotrzeć do kandydatów, którzy spełniają kluczowe wymagania, ale nie tylko. Liczy się bowiem także ich postawa, potencjał i motywacja, by w stosunkowo krótkim czasie nadrobić wszystkie pozostałe. 

Można też skontaktować się z kandydatami, których oczekiwania są wyższe od pierwotnie zakładanych.

2. Poszerzenie rynku potencjalnych kandydatów

Warto się zastanowić, w jakich branżach pracowali kandydaci oraz z jakimi rolami mieli już okazję się mierzyć. Może mają za sobą wyzwania o podobnej skali? Albo działanie w podobnym kontekście organizacyjnym? Albo mieli do czynienia z podobną skalą złożoności struktur wewnętrznych, rynku, klientów, produktów etc.?  

Podobnie jak w pierwszej strategii należy się tu skoncentrować na diagnozie potencjału, umiejętności uczenia się, otwartości na zmiany oraz elastyczności. Po co? By kandydaci mogli swobodnie przełożyć swoje doświadczenia i rozwiązania, które znają, na nowy kontekst i wyzwania w innej branży.

Warto także zadać sobie pytanie, co jest mocną stroną zespołów, którymi mają zarządzać kandydaci.

Warto przyjrzeć się pełnemu zestawowi kompetencji, którym dysponujemy jako zespół. Być może okaże się, że część z wymagań np.: znajomości procesów, branży, klientów, analizy to mocne strony innych członków zespołu i jest szansa na ich uzupełnienie już wewnątrz organizacji. Pamiętajmy też, kandydat spoza branży może wnieść z kolei więcej elementów „out of the box”.

Na koniec dodam, że wszystkie wymienione obawy o Executive Search da się pokonać. Najbardziej pomagają w tym trzy rzeczy: partnerskie relacje, zaufanie i otwarta komunikacja z organizacją, która prowadzi rekrutację. Tylko tyle (i jednocześnie aż tyle!) naprawdę wystarczy, by stawić czoła wszelkim wyzwaniom.