Gwarancja rekrutacyjna w Executive Search – co to jest i na czym polega?

Jednym z wyróżników usług związanych z Executive Search jest gwarancja rekrutacyjna udzielana klientom. Najpopularniejsza dotyczy zatrudnionych kandydatów. Na jakie inne gwarancje możesz liczyć, kiedy rozpoczynasz współpracę z partnerem rekrutacyjnym?

Każda szanująca się firma, która działa w oparciu o model rozliczenia retained, oferuje swoim klientom gwarancje. Są one regulowane w zapisach umowy podpisywanej przed rozpoczęciem współpracy. W tym artykule przedstawię te, które najczęściej występują na rynku wraz z opisem czego dotyczą i kiedy mają zastosowanie.

Gwarancja rekrutacyjna na rekomendowanych kandydatów

Najpopularniejszym rodzajem gwarancji jest gwarancja na rekomendowanych kandydatów. Oznacza ona zobowiązanie partnera rekrutacyjnego do przedstawienia nowych kandydatur, gdy podczas obowiązywania gwarancji współpraca zostanie rozwiązana z winy kandydata. Minimalna liczba zaproponowanych kandydatów zastępczych może zostać doprecyzowana na poziomie umowy. Zwykle chodzi o 1–2 osoby. 

Zakończenie współpracy z przyczyn leżących po stronie kandydata najczęściej odbywa się w ramach jednego z dwóch scenariuszy:

1. Kandydat wypowiada umowę.
2. Firma wypowiada umowę.

Bywają jednak sytuacje, w których pomimo formalnego zaistnienia przesłanek do uruchomienia gwarancji, gwarancja może nie mieć zastosowania.

Kandydat wypowiada umowę – kiedy gwarancja rekrutacyjna nie ma zastosowania?

W określonych przypadkach Firma Executive Search może odmówić realizacji gwarancji. Jednym z nich jest wypowiedzenie umowy przez kandydata, które wynika ze znaczącej zmiany warunków zatrudnienia. Drugim – gdy dojdzie do rażącego naruszenia obowiązków pracodawcy. Konkretne sytuacje, w których gwarancja rekrutacyjna nie będzie uwzględniona, to na przykład:

• zmiana istotnych benefitów (np. pozbawienie samochodu służbowego),
• znaczące ograniczenie wysokości premii, 
• redukcja wynagrodzenia,
• podniesienie ustalonych wcześniej poziomów celów do osiągnięcia,
• zmiana organizacyjna, w wyniku której zmienia się poziom stanowiska (czyli np. kandydat raportuje do osoby niższego szczebla niż podczas wstępnych ustaleń).

Z działania gwarancji najczęściej wyłączone są też wypadki losowe (np. długotrwała nieobecność kandydata spowodowana chorobą). Mimo tych wyłączeń firmy Executive Search zawsze starają się poznać i zrozumieć perspektywę obu stron – organizacji oraz kandydata. Poza tym we wszystkich przypadkach warto odnosić się do konkretnych zapisów umowy – pozwoli to uniknąć ewentualnych nieporozumień.  

Firma rozwiązuje umowę z kandydatem – kiedy gwarancja rekrutacyjna nie ma zastosowania?

Jeśli przyczyną rozwiązania umowy jest naruszenie obowiązków, niewywiązanie się z zadań lub brak etyki biznesowej w działaniu – gwarancja oczywiście obowiązuje. Dotyczy to także sytuacji, gdy rozwiązanie umowy następuje za porozumieniem stron. 

Są jednak dwa przypadki, w których firma Executive Search może odmówić realizacji gwarancji. Dzieje się tak, kiedy:

• potrzeba poznania nowego kandydata wynika ze zmiany przełożonego na danym stanowisku i jego preferencji względem zatrudnionego kandydata, 
• firma wnosi o skorzystanie z gwarancji, bo chce obsadzić zatrudnionego kandydata na innym stanowisku w tej samej organizacji.

Gwarancja rekrutacyjna nie będzie tu mieć zastosowania, ponieważ w obu przypadkach kandydat spełnił oczekiwania firmy, która go zatrudniła.

Uruchomienie gwarancji rekrutacyjnej

Kiedy uruchamia się gwarancję rekrutacyjną? Najczęściej sygnałem do tego jest informacja o decyzji podjętej przez firmę, z którą współpracujemy. Optymalnie, gdy decyzja została już formalnie przekazana kandydatowi. Zdarza się jednak, że następuje to wcześniej.

Pamiętaj jednak, że gwarancja nie jest sposobem na ponowny przegląd rynku kandydatów. Miej też na uwadze fakt, że gwarancja na kandydata ma charakter jednorazowy. Oznacza to, że nie obowiązuje ponownie na kandydata zatrudnionego w wyniku procesu realizacji gwarancji.

Termin realizacji gwarancji rekrutacyjnej i liczba rekomendowanych kandydatów

Gwarancja rekrutacyjna została uruchomiona – i co dalej? Kolejnym krokiem jest ustalenie, ilu kandydatów i w jakim czasie powinien zarekomendować partner rekrutacyjny. Liczba kandydatów jest precyzowana w umowie i waha się od 1 do 3 osób. Z kolei najkrótszy okres rekomendacji wynosi 2 tygodnie (zależy on od rodzaju stanowiska, lokalizacji, oferty oraz złożoności całego projektu). Poza tym okres przedstawienia nowych kandydatów raczej nie powinien przekraczać czasu głównej rekrutacji. Mimo wszystko zdarza się jednak, że projekty gwarancyjne są bardziej złożone niż te pierwotne.

Gwarancja rekrutacyjna – okresy obowiązywania

Standardowo okres gwarancji, których udzielają firmy Executive Search, wynosi od 3 do 12 miesięcy. Z reguły zależy on od stanowiska – im bardziej jest ono znaczące, tym dłużej obowiązuje gwarancja. Innymi słowy przyjmowanie na siebie ryzyka przez firmy rekrutacyjne rośnie wraz z wysokością fee.

W CTER gwarancja rekrutacyjna zwykle rozkłada się następująco:

• 3–6 miesięcy – dla stanowisk specjalistycznych i eksperckich,
• 6–9 miesięcy – dla stanowisk menedżerskich,
• 9–12 miesięcy – dla wyższych stanowisk menedżerskich,
• 12+ miesięcy – dla stanowisk c-level na poziomie zarządu. 

Inne rodzaje gwarancji rekrutacyjnych w Executive Search

Powyżej opisane przykłady nie wyczerpują kwestii, które warto ustalić z partnerem rekrutacyjnym. Poniżej znajdziesz listę pozostałych gwarancji, które mogą być dla Ciebie istotne. 

Gwarancja nietykalności

Gwarancja nietykalności oznacza, że rekomendowany kandydat jest niejako zarezerwowany dla pracy w firmie klienta. Dopóki nie zostanie w niej zatrudniony, nie będzie brany pod uwagę w innych projektach Direct Search, które realizuje partner rekrutacyjny. Gwarancja ta nie ma ograniczenia czasowego.

Gwarancja Off-limits

Osobnym zobowiązaniem firmy rekrutacyjnej powinno być wciągnięcie firmy (czasem wszystkich firm w grupie) na listę off-limits. Oznacza to, że w ramach prowadzonych poszukiwań partner rekrutacyjny nie będzie zabiegać o kandydatów z firmy klienta dla firmy konkurencyjnej.

Ważnym elementem takiej gwarancji jest czas jej trwania. Zazwyczaj określa się go jako okres powiązany z charakterem współpracy. Przy umowie ramowej to zwykle około roku od jej rozwiązania (lub zakończenia ostatniego z projektów). W przypadku pojedynczego projektu – rok od podpisania umowy (lub zakończenia ostatniego z projektów).  

Gwarancja niekonkurencyjności

Ostatni typ gwarancji, którą zapewniają dobre firmy Executive Search, jest gwarancja niekonkurencyjności. Polega ona na tym, że w trakcie współpracy z klientem partner nie będzie realizować innych projektów rekrutacyjnych na podobne stanowiska. Jest to więc umowny zakaz uruchamia konkurencyjnych rekrutacji, którymi mogą być zainteresowani kandydaci o podobnym profilu. W wybranych przypadkach ten typ gwarancji może obejmować powstrzymanie się od realizacji projektów na rzecz Twojej bezpośredniej konkurencji. 

Gwarancja rekrutacyjna w Executive Search – podsumowanie

Wymienione gwarancje rekrutacyjne są najczęściej spotykanymi praktykami rynkowymi. Może się jednak zdarzyć, że podczas współpracy z inną firmą spotkasz się z innymi formułami gwarancji. Niezależnie od tego, jakie one będą, zachęcam do zadbania o to, by intencje obu stron miały odzwierciedlenie w zapisach umowy.

Uzgodnienie jasnych zasad współpracy pomoże uniknąć nieporozumień i potencjalnych konfliktów interesów.

Ze swojej strony życzę Ci, żeby potrzeba odwołania się do realizacji procesów gwarancyjnych nie była konieczna. I oczywiście rekrutacji zakończonych zatrudnieniem wymarzonego kandydata, którego pozyskasz dzięki współpracy z firmą Executive Search! 

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wyzwaniach z jakimi mierzyliśmy się podczas rekrutacji Executive Search, to zapoznaj się z artykułem: Executive Search – obawy, z którymi trzeba się zmierzyć podczas rekrutacji.