Jak pozyskać referencje? 6 praktycznych wskazówek

Pozyskać referencje – wydaje się, że to nic trudnego, prawda? Wystarczy zadzwonić do kilku osób i zadać konkretne pytania. Tylko czy na pewno jest to takie proste? Oto krótki praktyczny poradnik, z którego dowiesz się, na co zwrócić uwagę, by badanie referencji było efektywne i… zgodne z prawem.

Co to jest badanie referencji? Najprościej mówiąc, to zasięgnięcie opinii na temat kandydata u jego byłych przełożonych, peers’ów (osób pracujących na równoległych stanowiskach) lub podwładnych. Na pierwszy rzut oka – nic skomplikowanego. Gdy chcemy je przeprowadzić, okazuje się jednak, że jest trudniejsze, niż początkowo sądziliśmy.

Dzieje się tak z kilku powodów, z których bardzo ważne są nie tylko kwestie organizacyjne, ale też kwestie prawne. Zebraliśmy je w listę 6 pytań, na które odpowiadamy zgodnie z literą obowiązującego prawa i na podstawie naszych doświadczeń.

1. Czy referencje można badać „na własną rękę”?

Zgodnie z obowiązującym prawem (RODO oraz Kodeks Pracy) ani przyszły pracodawca, ani head hunter nie mogą badać referencji kandydata bez jego zgody. Oznacza to, że kontakty do badania referencji powinniśmy uzyskać od samego kandydata do pracy.

2. Jakie przepisy regulują kwestie badania referencji?

Pośrednio i bezpośrednio regulacje związane z badaniem referencji zawierają:

• Kodeks Pracy (art. 22¹ 1) – reguluje kwestie dotyczące danych, których pracodawca może wymagać od pracownika.
• Rozporządzenie RODO (art. 6 ust. 1 lit. C) – zawiera podstawę prawną do przetwarzania danych, o których mowa w art. 22¹ 1 Kodeksu Pracy.
• Rozporządzenie RODO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – pośrednio reguluje możliwość przetwarzania danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (w tym przypadku przyszłego pracodawcy).
• Rozporządzenie RODO (art. 13) – opisuje obowiązki informacyjne wobec kandydata, a także wskazanych przez niego osób (kontaktów referencyjnych).

3. Jak badać referencje zgodnie z prawem?

Aby móc zbadać referencje kandydata, należy poprosić go o przekazanie kontaktów referencyjnych. Dopiero, gdy będziemy je mieć, możemy zasięgnąć opinii na jego temat. Dodatkowo należy pamiętać, że jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych przekazanych nam kontaktów referencyjnych zgodnie z regulacjami RODO.

4. Kiedy warto badać referencje?

W jakich sytuacjach warto badać referencje? Nasza odpowiedź na to pytanie brzmi – W KAŻDYCH! Badanie referencji jest bowiem świetnym narzędziem do tego, aby poznać specyfikę funkcjonowania kandydata jako podwładnego, menedżera zespołu czy współpracownika.

Ponieważ to kandydat przekazuje kontakty referencyjne, istnieje niewielka szansa, że pozyskamy informacje, które jednoznacznie stawiają go w złym świetle. Do korzystania z badania referencji zachęcamy więc przede wszystkim po to, by poszerzyć dotychczasową wiedzę o kandydacie. Badanie rekomendujemy również po to, by bardziej kompleksowo zrozumieć sposób działania kandydata lub przyjrzeć się konkretnym kwestiom zidentyfikowanym podczas wywiadu kompetencyjnego.

5. Na jakim etapie rekrutacji badać referencje?

W związku z opisaną wyżej specyfiką przeprowadzenie badania referencji rekomendujemy zazwyczaj pod koniec rekrutacji. I wyłącznie wobec kandydata, którego chcemy zatrudnić.

Dlaczego?

• Bo kontaktując się w sprawie badania referencji, niejako wypuszczamy na rynek informację o tym, że dany kandydat uczestniczy w jakiejś rekrutacji. Z oczywistych powodów to bardzo wrażliwa informacja, szczególnie jeśli wciąż ma on zatrudnienie.
• Podczas wywiadu kompetencyjnego możemy zidentyfikować kilka kwestii, które budzą nasze wątpliwości lub postrzegamy je jako ryzyka. Badanie referencji warto przeprowadzić na późniejszym etapie, aby przyjrzeć się tym obszarom.

6. Jak wybierać kontakty referencyjne?

Najważniejsze jest to, aby badanie referencji nie zaszkodziło rekrutowanemu kandydatowi w jego aktualnym miejscu pracy. Wybierając kontakty referencyjne, warto więc zwrócić się do osób, które pracowały z kandydatem w poprzedniej firmie lub odeszły z firmy, w której pracuje obecnie.

Rekomendujemy kontaktować się z ludźmi, którzy:

• Pracowali z kandydatem przez dłuższy czas.
• Pochodzą z kilku różnych firm, w których kandydat pracował najdłużej.

A co, jeśli w karierze kandydata zobaczymy jakiś nietypowy epizod, np. bardzo krótki okres zatrudnienia? Wtedy najlepiej skontaktować się z kimś, z kim kandydat pracował właśnie w tym czasie.

Najcenniejsze informacje uzyskamy od:

• Bezpośrednich przełożonych kandydata
• Bezpośrednich podwładnych
• Kluczowych partnerów wewnątrz organizacji
• Pracowników działu HR

Referencje to bardzo ważny element rekrutacji. Możliwość rozmowy z osobami, które współpracowały z kandydatem na różnych szczeblach hierarchii daje nam bowiem szerszą perspektywę do jego oceny. A szersza perspektywa pozwala z kolei podjąć najlepszą możliwą decyzję.

Jeśli chcesz poznać kilka praktycznych wskazówek, o tym jak współpracować z partnerem Executive Search sprawdź nasz artykuł: Współpraca z partnerem Executive Search – 9 wskazówek, jak ją dobrze przeprowadzić.