Klauzula off-limits – co to jest i dlaczego się ją stosuje?

W umowach zawieranych z firmami Executive Search często można spotkać zapisy określane mianem off-limits lub gwarancji. To ważne elementy każdej umowy, dlatego warto się z nimi dobrze zapoznać. Z tego artykułu dowiesz się, czego dokładnie dotyczą oraz w jakich sytuacjach nie mają zastosowania.

Klauzula off-limits – co to jest?

Klauzula off-limits to specjalny zapis umowy, który daje firmie zlecającej usługę dwa rodzaje gwarancji:

• Pracownicy firmy zlecającej rekrutację nie mogą być rekrutowani przez head huntera, z którym podpisana jest umowa.
• Kandydat, którego firma zatrudnia z rekomendacji head huntera, nie może być brany pod uwagę w rekrutacji dla innej firmy. Ten zapis obowiązuje przez cały czas pracy tej osoby w danej organizacji.

Choć oba zapisy wydają się jasne i czytelne, warto przyjrzeć się im bliżej, bo diabeł – jak zwykle – tkwi w szczegółach.

Czy gwarancja obowiązuje, gdy kandydat sam zgłosi się do rekrutacji?

Co to znaczy, że pracownicy firmy zlecającej rekrutację są off-limits? Czy dotyczy to każdej sytuacji? Wszystko zależy od umowy, ale w przypadku tej gwarancji często można spotkać się z zastrzeżeniem, że head hunter nie będzie rekrutował pracowników aktywnie. Oznacza to, że nie będzie inicjował kontaktów z pracownikami firmy. Nie złoży im też ofert rekrutacyjnych.

A co w sytuacji, gdy kandydat sam prześle swoje CV, bo chce wziąć udział w danej rekrutacji? Wtedy najczęściej taki zapis nie obowiązuje. Nie wynika to jednak ze złej woli firmy Executive Search. Takie zastrzeżenie spowodowane jest tym, że head hunterzy po prostu nie chcą dyskryminować świetnych kandydatów. Zwłaszcza wtedy, gdy współpracują z firmą, która obecnie ich zatrudnia. Blokowanie rozwoju pracownika nie leży bowiem w interesie żadnej ze stron.

Off-limits i relacje z klientem

W działaniach rekrutacyjnych relacja z klientem zawsze ma priorytet. Za każdym razem konsultant musi więc dogłębnie przeanalizować sytuację i podjąć decyzję najlepszą w danych okolicznościach.

Oczywiście dużo łatwiej włączyć do procesu rekrutacyjnego kandydata z firmy objętej klauzulą off-limits, który aplikował samodzielnie. Zwłaszcza jeśli nie zajmuje kluczowego stanowiska i pracuje dla dużej firmy, zatrudniającej kilka tysięcy osób. Takie organizacje są lepiej przygotowane na częstsze zmiany personelu niższego szczebla. Sytuacja będzie wyglądać inaczej, gdy kandydat pochodzi od klienta prowadzącego małą firmę produkcyjną, zatrudniającą 200 osób.

Drugi rodzaj gwarancji off-limits jest najczęściej jasny. Pewne wątpliwości wzbudza tylko jedna sytuacja. Chodzi o zatrudnienie kandydata pochodzącego z rekomendacji klienta, który „przeszedł” ścieżkę oceny w firmie rekrutacyjnej. Dla rzetelnych firm Executive Search nie stanowi to jednak wyjątku w zapisach off-limits.

Klauzula off-limits w przypadku umowy ramowej

Zapisy off-limits są jasne w sytuacji umowy jednorazowej. Pojawia się pytanie, jak gwarancje działają w przypadku umowy ramowej. Z naszego doświadczenia można wyodrębnić dwa scenariusze.

• Gwarancja obowiązuje przez cały czas trwania umowy ramowej. Oznacza to, że w trakcie jej obowiązywania head hunter nie może rekrutować Twoich pracowników. I to niezależnie od tego, czy zlecasz mu rekrutacje, czy nie. Taka forma zapisu jest jednak rzadko spotykana ze względu na wysokie ryzyko dla firmy rekrutacyjnej. Brak zleceń od klienta przy równoczesnym zakazie składania ofert osobom pracującym u niego to zbyt duży problem.
• Gwarancja może być uzależniona od zlecanych rekrutacji. W takim wypadku off-limits obejmuje ustalony okres jedynie w przypadku otrzymywania zleceń rekrutacyjnych.

Zwróć uwagę, że kluczowe znaczenie ma tutaj termin, od którego obowiązują zapisy:

• Od rozpoczęcia rekrutacji (zlecenia) – zabezpiecza nawet w przypadku niepowodzenia rekrutacji i działa również wtedy, gdy nikt nie został zatrudniony.
• Od momentu zatrudnienia – zapis ten może się jednak okazać pusty. To dlatego, że w przypadku niepowodzenia procesu rekrutacji headhunter nie jest ograniczony w rekrutowaniu pracowników organizacji, z którą współpracuje.

Off-limits – jak długo obowiązuje?

Zapisy gwarancyjne najczęściej obowiązują 12 miesięcy. To czas, w którym można już rzetelnie ocenić dotychczasowe dokonania pracownika w firmie.

Na co uważać przy klauzuli off-limits?

Poniżej zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje, o których musisz pamiętać przy klauzulach gwarancyjnych.

• Im większa liczba firm rekrutacyjnych ma podpisane z Tobą off-limits, tym lepiej dla Ciebie – zabezpieczasz się przed „wyciąganiem” kandydatów z organizacji. To jednak oznacza, że wszystkie te firmy będą oczekiwały od Ciebie zleceń rekrutacyjnych.
• Sprawdzaj, w ilu i w jakich organizacjach firma rekrutacyjna ma podpisane off-limits. Wyobraź sobie, że działasz w branży, którą reprezentuje 5 graczy. Twój partner rekrutacyjny ma podpisaną umowę gwarancyjną z 3 z nich. Co wtedy? W takiej sytuacji będzie on w stanie przedstawić Ci kandydatów pochodzących tylko z jednej, nieobjętej gwarancjami firmy. A to niestety znacząco ograniczy Twój dostęp do wartościowych kandydatów.
• Upewnij się, od kiedy obowiązują zapisy off-limits. Dwa najczęstsze warianty to:
  – od podpisania umowy o współpracy,
  – od zakończenia rekrutacji (podpisania umowy lub listu intencyjnego z kandydatem, rozpoczęcia pracy).
• Doprecyzuj, co w umowie oznacza sformułowanie: „nawiązanie współpracy z kandydatem”. Pamiętaj, że w taki sposób można określić dzień rozpoczęcia pracy, podpisania umowy, podpisania listu intencyjnego lub zaakceptowania oferty. Każdy z tych przypadków oznacza zupełnie inny termin.

Off-limits – podsumowanie

Klauzula off-limits to ważny element umowy, który może Cię ochronić przed utratą wartościowych kandydatów. Zadbaj o to, żeby taki zapis znalazł się w umowie, którą podpisujesz z firmą rekrutacyjną. Pamiętaj też, żeby uważnie przeanalizować treść wszystkich punktów. Jak pokazaliśmy w tym artykule, diabeł naprawdę zawsze tkwi w szczegółach.

Chcesz dowiedzieć się, co jeszcze możesz zrobić, żeby lepiej przygotować się do rekrutacji menedżerskiej w Twojej firmie? Przygotowaliśmy kilka porad w artykule: „Współpraca z partnerem Executive Search – 9 wskazówek, jak ją dobrze przeprowadzić”.