Proces rekrutacji – 7 rzeczy, które mogą pójść nie tak

Proces rekrutacji to pole działania, na którym nieprzewidziane sytuacje mogą pokrzyżować plany właściwie w każdej chwili. Nawet wtedy, gdy myślisz, że nic więcej Cię nie zaskoczy, bo wszystko, co miało pójść nie tak, już się wydarzyło. Nie wierzysz? W takim razie jeszcze mocniej zachęcamy do lektury!

Co zrobić, by proces rekrutacji był w pełni bezpieczny? Czy w ogóle da się zagwarantować, że w trakcie poszukiwań nie wydarzy się nic, co zagrozi sukcesowi rekrutacji? Ten temat budzi duże kontrowersje. Nic więc dziwnego, że jest często poruszany. W CTER pisał już o nim Grzegorz Steinke. Tym razem swoją perspektywę przedstawi Kuba Obraniak, który przez wiele lat pracował w działach HR i współpracował z head hunterami.

Proces rekrutacji – kiedy znika pierwszy entuzjazm?

Gdy pracowałem w działach HR, za każdym razem, kiedy zaczynaliśmy nowy proces rekrutacji, wszyscy czuliśmy to samo. Byliśmy optymistycznie nastawieni i podekscytowani na myśl o kandydatach, którzy odpowiedzą na ogłoszenie, lub o tych, których zarekomendują firmy rekrutacyjne. Fala początkowej euforii zawsze trwała do momentu, w którym powinni pojawić się pierwsi dobrzy kandydaci. Dlaczego? Bo to właśnie w tym momencie zaczynają się schody.

3 główne przeszkody, które komplikują proces rekrutacji

Najczęstszą i najbardziej prawdopodobną sytuacją jest brak kandydatów spełniających wymagania określone w opisie stanowiska. To oczywista przeszkoda, ale nie taka, której nie da się pokonać. Gdy szuka się dalej, odpowiedni kandydaci prędzej czy później powinni się wyłonić.

Kolejna przykra niespodzianka może nas spotkać także wtedy, gdy w rekrutacji wezmą udział właściwe osoby. Kandydaci mogą bowiem ostatecznie nie chcieć dołączyć do naszej organizacji. Owszem, oferta była interesująca, ale po głębszym zastanowieniu zdecydowali się wybrać innego pracodawcę. Odrzucenie oferty na tym etapie może być również związane ze zbyt wysokimi oczekiwaniami finansowymi.

Współpraca z head hunterem – co może pójść nie tak?

Gdy dział HR ma trudności ze znalezieniem właściwego kandydata, pora na telefon do head huntera. Ponownie czuć ekscytację i pełne optymizmu oczekiwanie. Mija trochę czasu, lista kandydatów, którzy mogliby spełniać nasze oczekiwania, powoli zaczyna się zapełniać. Widać to w cotygodniowych raportach od firmy rekrutacyjnej. Wszystko jest w porządku. I wtedy, gdy Short Lista jest już prawie gotowa, następuje nagły zwrot akcji.

Aktywny proces rekrutacji a zmiana zakresu obowiązków

Podczas ostatnich spotkań zarząd zmienił opis stanowiska, na które prowadzimy rekrutację. Strategia, według której head hunter poszukiwał kandydatów, staje się nieaktualna. I chociaż zmiana zakresu obowiązków nie jest znacząca, profil poszukiwanego kandydata zmienia się ze strategicznego w analityczny. Trzeba więc szukać kandydatów o zupełnie innych doświadczeń.

Oczywiście w takiej sytuacji praca wykonana przez head huntera nie jest w całości stracona. Część odrzuconych wcześniej kandydatów może bowiem okazać się właściwa. Znowu mija tydzień, może półtora tygodnia, aż pojawia się nowa upragniona Short Lista.

Wpływ oceny kandydata na proces rekrutacji

Odbywa się jedno spotkanie, drugie, w końcu trzecie. Równocześnie pojawiają się różne punkty widzenia i różne oceny tego samego kandydata. HR twierdzi, że ma świetną osobowość. Menedżer widzi w nim duży potencjał, chociaż uważa, że mógłby być nieco spokojniejszy. Ostateczny decydent jednak nie dostrzega w nim sukcesora. Niby kandydat jest dobry, ale brak porozumienia w sprawie potrzeb rekrutacyjnych powoduje, że trzeba szukać dalej.

Kandydat się rozmyślił – co teraz?

Na szczęście partner rekrutacyjny szybko przedstawia dwóch dodatkowych kandydatów. Jeden i drugi jest świetny. Rozmowy toczą się błyskawicznie, a kandydaci na nich brylują. Po kilku spotkaniach decydenci wybierają jednego z nich, choć drugi również ma mocną pozycję. Oferta jest złożona, list intencyjny podpisany. W końcu się udało! Jeszcze tylko miną dwa miesiące wypowiedzenia (wynegocjowane przez kandydata) i można ogłosić pełen sukces. No, chyba że… na trzy tygodnie przed podjęciem pracy kandydat zadzwoni do HR i powie, że właśnie otrzymał ofertę życia. Mimo wyrzutów sumienia musi zrezygnować z objęcia posady.

Ktoś już złapał zadyszkę?

To jednak nie koniec…

Proces rekrutacji na finiszu – co może Cię zaskoczyć?

Mimo przeszkód piłka nadal jest w grze – mamy przecież drugiego kandydata! Okazuje się, że po takim czasie oferta nadal go interesuje. Nie przeszkadza mu nawet to, że ma zastąpić kogoś, kto był pierwszym wyborem. Rozmowy się finalizują – wiele miesięcy pracy w końcu przyniosło efekt. Za tydzień wybrany kandydat dostanie skierowanie na badania. Już nic nowego nie może się wydarzyć, prawda?

Nieprawda.

Otóż nieoczekiwanie pojawia się informacja, że centrala firmy właśnie wdraża nową koncepcję, która wymusza likwidację kilku wakatów. Jednym z nich jest ten, na który od kilku miesięcy prowadzicie poszukiwania…

Jak zabezpieczyć proces rekrutacji?

Jak widać, niespodziewane zwroty akcji mogą wydarzyć się zawsze. Nawet wtedy, gdy wydaje nam się, że wyczerpaliśmy już dopuszczalny limit możliwych komplikacji. Na szczęście są sposoby, by chociaż w pewnym stopniu zabezpieczyć prowadzone rekrutacje przed sytuacjami opisanymi powyżej. Przygotowaliśmy taki „kodeks postępowania” w pigułce.

Brakuje kandydatów, którzy spełniają wymagania rekrutacyjne

• Nie skupiaj się jedynie na podobnym doświadczeniu – przenieś uwagę na kompetencje, bo można je rozwinąć w różnych miejscach.
• Nie zawężaj poszukiwań do jednej branży. Pomyśl, w jakich innych branżach i w jakich organizacjach możesz pozyskać odpowiednie kompetencje.
• Jeśli rola poszukiwanego kandydata nie jest oczywista, skorzystaj z usług head huntera.

Kandydaci nie chcą dołączyć do organizacji

• Zastanów się, jakie przewagi nad innymi firmami ma Twoja organizacja.
• Buduj zaufanie – przekazuj kandydatom rozbudowane informacje o firmie i kontekście rekrutacji.
• Zadbaj, aby kandydaci byli na bieżąco informowani o etapach procesu rekrutacji. Niech czują się „zaopiekowani”.

Zbyt wysokie oczekiwania finansowe

• Nie trzymaj się kurczowo survey’ów płacowych – to jest jedynie pomoc, która odnosi się do przeszłości, a nie do obecnej sytuacji.
• Bądź na bieżąco z sytuacją na rynku – obserwuj zmiany i trendy, realnie wyceniaj stanowisko.
• Przed rozpoczęciem poszukiwań, zastanów się, na czym najbardziej Ci zależy. Na wysokich kompetencjach superkandydatów za wysoką cenę czy na porządnej wiedzy za odpowiednie pieniądze?

Zmiana zakresu obowiązków

• Biznes i HR powinny ze sobą współpracować. Upewnijcie się nawzajem, jakie są plany organizacji, która rekrutuje.
• Trzeba być elastycznym, ale warto pilnować założeń i nie dopuszczać do odchyleń od nich.

Brak wewnętrznego porozumienia w sprawie potrzeb rekrutacyjnych

• Wszystkie strony podejmujące decyzję o zatrudnieniu powinny przed rozpoczęciem poszukiwań mieć jasną wizję, jakiej osoby poszukują.
• Precyzyjnie określ i jasno opisz poszukiwane kompetencje oraz doświadczenia – zarówno twarde, jak i miękkie.
• W trakcie podejmowanie decyzji pilnuj, aby oceny odnosiły się do realnych potrzeb zdefiniowanych przed rekrutacją.
• W krytycznych sytuacjach i w przypadku znaczących różnic w ocenie zaangażuj „wyższą instancję” do podjęcia ostatecznej decyzji.

Kandydat rezygnuje z objęcia posady

• Upewnij się co do motywacji kandydata – szczerze z nim porozmawiaj, zapytaj o powody zaangażowania i dowiedz się, co chce robić w życiu zawodowym.
• Utrzymuj stały kontakt z kandydatem podczas całego procesu – także po sfinalizowaniu rozmów. Przed podjęciem przez niego pracy powoli angażuj go w życie firmy i w rolę, którą ma pełnić.
• Postaraj się zapewnić sobie drugi wybór. Mam na myśli innego kandydata, który jest dobry, ale podczas rekrutacji nie był na tyle „oczywisty”, by zostać numerem jeden.

Likwidacja wakatu

• Racjonalnie planuj rekrutacje. Nie inwestuj zbyt wielu środków w te, które są „niepewne”.
• Utrzymuj stałą komunikację z decydentami i centralą, aby na bieżąco przeczuwać ewentualne problemy, które mogą się pojawić.