Przy współpracy z partnerem rekrutacyjnym Executive Search umowa wymaga dobrych przygotowań. Po co? Po to, by zabezpieczyć swoje interesy i maksymalnie sprecyzować najważniejsze kwestie związane ze zlecanym procesem rekrutacyjnym. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę i co warto ustalić przed podpisaniem umowy z firmą Executive Search.
O tym, na co warto zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z firmą Executive Search, pisaliśmy już wielokrotnie. Przypomnienie typowych sytuacji, w których ten rodzaj usługi ma zastosowanie, znajdziesz tutaj, a więcej szczegółów o samym procesie – na naszym blogu.
Poruszaliśmy również kwestie dylematów związanych z wyborem metody, według której będzie prowadzony proces rekrutacyjny (link). Tym razem chcielibyśmy skoncentrować się na aspekcie formalnym. W niniejszym artykule znajdziesz podpowiedzi, co warto przedyskutować z partnerem rekrutacyjnym, a także o co należy zadbać, pracując nad konkretnymi zapisami w umowie o współpracy.
Z artykułu dowiesz się:
- Jakie parametry powinny zostać zapisane w umowie o współpracy?
- Jak zapewnić sobie odpowiednią elastyczność po stronie firmy Executive Search?
- Jakie są standardowe czasy rekrutacji?
- Co powinno się znaleźć w zapisach dotyczących wynagrodzenia firmy?
- Jak w procesie Executive Search można zaadresować kwestie związane z RODO?
- Co oznacza gwarancja i off-limits?
Jakie parametry powinny zostać zapisane w umowie o współpracy?
Nie będziemy opisywać tych oczywistych, jak chociażby strony umowy. Jeśli chodzi o pozostałe, wynikają one ze specyfiki branży Executive Search.
Cel podpisania umowy
Najważniejszą rzeczą podczas konstruowania umowy jest jasne określenie jej celu. W tym miejscu może się pojawić pierwszy problem. Co w przypadku, gdy projekt jest całkowicie poufny, a dotyczy np. CFO lub Członka Zarządu, przez ręce którego przechodzą wszystkie umowy?
Na szczęście istnieje kilka sposobów na to, by zachować poufność rekrutacji. Tym, który sami stosujemy najczęściej, jest pełna anonimizacja nazwy stanowiska. Zamiast konkretnej nazwy wskazujemy jedynie bardzo ogólną informację, np. szef zespołu, menedżer, dyrektor jednostki biznesowej.
W takiej sytuacji trzeba jednak pamiętać, że warto również opisać tryb, w którym zostaną doprecyzowane oczekiwania oraz zakres odpowiedzialności kandydatów. Do tego konieczny jest zapis: „szczegółowy zakres wymagań został przekazany w trakcie spotkania w dniu…”. Po takim spotkaniu w korespondencji pomiędzy stronami powinna pojawić się formalna notatka.
Najczęściej doprecyzowujemy też znaczenie słowa „zatrudnienie”, tak by domyślną formę umowy o pracę móc rozszerzyć o inne formy.
W celu umowy warto też wskazać, że np. zmiana widełek wynagrodzenia lub podległości służbowej danego stanowiska nie musi oznaczać jego zmiany. Warto również doprecyzować sytuacje, w których jest konieczność wypowiedzenia umowy lub podpisania aneksu (np. istotna zmiana obowiązków czy zamknięcie rekrutacji z powodu zamknięcia wakatu).
Termin realizacji i wypowiedzenie umowy
Umowa Executive Search jest umową tzw. starannego wykonania, w związku z czym nie ma z góry określonego czasu trwania. Powinna jednak precyzować trzy rzeczy:
- czas, po którym partner rekrutacyjny powinien przedstawić rekomendację kandydatów (standardowo wynosi on 5–8 tygodni od daty rozpoczęcia projektu/podpisania umowy),
- minimalną liczbę rekomendowanych kandydatów na tzw. short listę (standardowo nie mniej niż 3 na jedno stanowisko),
- rozwinięcie, co dla Klienta oznacza „akceptacja kandydata” (najczęściej jest to wyrażenie chęci spotkania z kandydatami).
Warto również doprecyzować, co stanie się w sytuacji, gdy Klient nie zaakceptuje żadnego z kandydatów rekomendowanych przez firmę Executive Search. Zazwyczaj pierwszym krokiem, który należy wtedy zrobić, jest ponowne przyjrzenie się głównym kryteriom rekrutacyjnym.
Bardzo ważną kwestią podczas przygotowania umowy jest zagwarantowanie sobie możliwości jej wypowiedzenia. Dlaczego? Bo jako Klient, zawsze możemy zmienić zdanie w sprawie tej współpracy. Z kolei wypowiedzenie umowy wiąże się ze zobowiązaniami finansowymi.
Standard rynkowy i nasze doświadczenia mówią, że w kwestii terminu realizacji i możliwości wypowiedzenia umowy najistotniejsze są 3 kroki:
- Podpisanie umowy.
- Akceptacja strategii i uruchomienie poszukiwań (najczęściej po ok. 10–14 dniach).
- Prezentacja kandydatów (zgodnie z terminem umowy).
Zobowiązania finansowe są zwykle powiązane ze sposobem rozliczeń za proces rekrutacyjny. Zakładając, że pewnym standardem jest rozliczenie wynagrodzenia firmy Executive Search w 3 ratach możemy przyjąć, że:
- pierwsza płatność dla firmy będzie wymagana po podpisaniu umowy (krok 1) a przed akceptacją strategii;
- pierwsza i druga płatność obowiązuje będzie wymagana po uruchomieniu poszukiwań (krok 2) a przed prezentacją kandydatów (krok 3);
- jeśli firma przedstawiła już kandydatów (krok 3) standardem jest że rozlicznie będzie obejmowała pierwszą, drugą oraz dodatkowo 50% trzeciej płatności.
Standardowo decyzja o rezygnacji z zatrudnienia kandydata jest przez firmy Executive Search uznawana za równoznaczną z wypowiedzeniem.
Wynagrodzenie firmy rekrutacyjnej
W projektach Executive Search najczęściej obowiązują dwa modele rozliczeń: tzw. fixed fee oraz wynagrodzenie powiązane z zarobkami zatrudnionego kandydata. O zaletach i wadach obu rozwiązań przeczytasz w artykule Fixed fee czy honorarium uzależnione od wynagrodzenia kandydata.
Zapisy w umowie są nieco bardziej złożone w przypadku wynagrodzenia procentowego. Po pierwsze wymaga ono doprecyzowania, jak będzie rozumiane wynagrodzenie. Najczęściej jest to roczne wynagrodzenie brutto w przypadku umowy o pracę lub netto w przypadkach, gdy rozliczenie z kandydatem następuje w oparciu o fakturę.
Po drugie należy ustalić, czy jako punkt odniesienia przyjmujemy wynagrodzenie zasadnicze, czy wynagrodzenie powiększone o premie pieniężne z tytułu realizacji celów. I czy do realizacji celów przyjmujemy kwotę tzw. on target, czyli 100% realizacji celów.
W modelu retainerskim, w którym rozlicza się branża Executive Search, płatności są podzielone na 3 części. Odbywają się one po podpisaniu umowy, po prezentacji short listy oraz po zatrudnieniu kandydata (podpisana umowa, umowa przedwstępna lub list intencyjny). Najczęściej spotykanym podziałem jest wpłacenie 1/3 kwoty za każdy z etapów.
W przypadku rozliczeń w oparciu o fee procentowe trzecia płatność stanowi zwykle różnicę pomiędzy równowartością 25% wynagrodzenia kandydata i sumy dwóch poprzednich płatności. Gdy firmy rekrutacyjne stosują ten model rozliczeń, w umowach stosują zapisy o minimalnym i maksymalnym poziomie swojego wynagrodzenia. Zapisy te pozwalają w lepszy sposób zaplanować budżet.
W rozliczeniu fixed fee płatności i ich podział jest taki sam, tyle że stawka jest znana z góry.
W kwestii wynagrodzenia warto też doprecyzować, kto ponosi ewentualne koszty dodatkowe (podróże, zakwaterowanie konsultantów/kandydatów, wynajem sal itp.). Warto również zastrzec sobie prawo do akceptacji tych kosztów przed ich zwrotem.
Poufność i wyłączność
W większości przypadków współpraca w ramach procesów Executive Search nie wymaga podpisywania odrębnych umów NDA pomiędzy partnerami. Zapisy zobowiązujące do tego, by żadna ze stron nie ujawniała pozyskanych informacji, powinny być wystarczające. Firmy Executive Search mogą jednak chcieć zobowiązać Klienta, by „nie ujawniał uzyskanych w trakcie realizacji umowy tajemnic przedsiębiorstwa, w szczególności metodologii działania i szczegółowych warunków współpracy”.
W umowie warto doprecyzować, jakiego rodzaju informacje będą przekazywane kandydatom. Dotyczy to zarówno zakresu informacji, jak i czasu oraz trybu ich przekazywania. Zwykle wystarczy ustalić te kwestie na etapie briefu, już po popisaniu umowy.
Większość firm Executive Search zastrzega sobie w umowach wyłączność. Oznacza to, że od podpisania umowy dane osób, które pojawią się w organizacji z innego źródła, powinny zostać przekazane do firmy Executive Search. Właśnie dlatego bardzo istotne jest, by Klient dał znać partnerowi rekrutacyjnemu, jeśli zidentyfikuje własnych kandydatów. Wtedy head hunter nie zaadresuje ich ponownie w ramach prowadzonej rekrutacji.
Ochrona danych osobowych (RODO) a proces Executive Search
W naszej ocenie w kwestii RODO główne ryzyka dotyczą partnera rekrutacyjnego. To dostawca usługi jest administratorem danych osobowych, a ich przekazanie następuje zazwyczaj do firmy Klienta. Naszym zdaniem w umowie interes klienta zabezpiecza zapis, w którym firma Executive Search zobowiąże się do:
„przestrzegania regulacji dot. ochrony danych osobowych otrzymanych w związku z realizacją Umowy, wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych”.
Gdyby ten zapis został uznany za niewystarczający (np. z powodu wewnętrznych reguł o ochronie danych), warto rozważyć podpisanie osobnej umowy.
Gwarancje
Firmy Executive Search, które działają w oparciu o model rozliczeń typu retainer (w odróżnieniu od success fee) udzielają dodatkowych gwarancji. Dotyczą one przypadków, w których w pewnym okresie (najczęściej pomiędzy 3 a 12 miesięcy) firma rekrutacyjna ma przedstawić dodatkowych kandydatów.
Zapis, który o tym mówi, brzmi: „(…) od dnia zatrudnienia rekomendowanego kandydata na stanowisku, umowa stanowiąca podstawę zatrudnienia zostanie rozwiązana przez kandydata lub też przez Klienta z przyczyn leżących wyłącznie po stronie kandydata, firma Executive Search zobowiązuje się przedstawiać Klientowi dodatkowych kandydatów, tak aby stanowisko zostało powtórnie obsadzone w terminie nie dłuższym niż (liczba tygodni nie dłuższa niż przy pierwszych poszukiwaniach)”.
Zazwyczaj ten rodzaj gwarancji ma charakter jednorazowy.
Dodatkowe gwarancje, których należy oczekiwać, to:
- zobowiązanie dostawcy, że zatrudniony kandydat zostanie wyłączony z poszukiwań na rzecz innych klientów (dopóki będzie zatrudniony w Twojej firmie)
- zapisy dotyczące tzw. off-limits, czyli zapewnienie, że head hunter nie będzie prowadził aktywnych poszukiwań w Twojej firmie (przez czas trwania umowy oraz przez ściśle zdefiniowany okres po jej zakończeniu, np. 1 rok).
W naszym przypadku standardem są także zapisy obligujące nas do powstrzymania się od prowadzenia podobnych projektów rekrutacyjnych na rzecz bezpośrednich konkurentów naszego Klienta.
Klucz do udanej współpracy – zaufanie!
Powyżej wskazaliśmy wszystkie kluczowe parametry umów dotyczących usług Executive Search. Oczywiście każda umowa może być rozbudowywana. Mogą pojawić się w niej dodatkowe zapisy dotyczące np.:
- składu zespołu,
- konkretnej strategii poszukiwań,
- opisu metodologii,
- momentu pojawienia się pierwszego kandydata (tzw. kandydata benchmarkowego),
- formy i częstotliwości raportowania postępów w projekcie.
Rekomendowanym przez nas podejściem jest jednak współpraca z wybranym partnerem, podpisanie umowy ramowej i działanie w maksymalnie zwinny sposób. Pracowaliśmy także na projektach, w których działaliśmy w oparciu o zlecenie otrzymane od Klienta, który potwierdził zapisy w przesłanej przez nas ofercie.
Sprawdź rekomendacje od części Klientów, z którymi do tej pory pracowaliśmy.
grzegorz.steinke@cter.pl
+48 510 151 392
Grzegorz Steinke
Pracuje z firmami z rynku finansowego, branży telko oraz sektorem przemysłowym. Pracował z firmami właścicielskimi, korporacyjnymi, spółkami funduszowymi i organizacjami międzynarodowymi. Najczęściej realizuje projekty z obszarów zarządzania operacyjnego, general management, zarządzania produkcją, obsługi klientów, finansów, HR. Pracuje w języku polskim. Wykładowca zagadnień z obszaru HR na studiach ALK i WSB.
