O skuteczności rekrutacji mówi się zwykle wtedy, gdy kończy się zatrudnieniem odpowiedniego kandydata. Tylko czy to jedyny wskaźnik, którym należy mierzyć jej efektywność? Czym tak naprawdę jest skuteczna rekrutacja i co się na nią składa
Od ponad 20 lat mam okazję obserwować rynek usług rekrutacyjnych i rynek pracy w Polsce. Przyglądałem mu się z bardzo różnych perspektyw:
- konsultanta odpowiedzialnego za realizację konkretnych procesów na rzecz klientów,
- szefa serwisu ogłoszeniowego w jednej z większych firm rekrutacyjnych,
- członka zespołu rekrutacyjnego odpowiedzialnego za rekrutacje na stanowiska operacyjne i specjalistyczne,
- HR Business Partnera, który realizował procesy rekrutacji,
- szefa dużego zespołu rekrutacji.
Przez ten czas wiele się zmieniło – nie tylko sam rynek pracy, lecz także zachowania i oczekiwania kandydatów oraz sposoby docierania do nich. Zmieniły się też narzędzia wykorzystywane do oceny i formy prowadzenia rekrutacji. Duży wpływ na te zmiany miał wzrost znaczenia employer brandingu i candidate exeprience. Rozwój kwestii związanych z tymi dwoma trendami przyspieszył zwłaszcza w kilku ostatnich latach.
Czy jest w tym coś dziwnego? Oczywiście, że nie. Rekrutacja, tak samo jak każdy inny proces, powinna podlegać zmianom. Powinna być również oceniana, bo tylko poprzez rzetelną ocenę można zmierzyć jej skuteczność.
Jak mierzyć skuteczność rekrutacji?
Artykuł, który czytasz, jest próbą odpowiedzi na najważniejsze pytania o mierzenie skuteczności rekrutacji.
- Jakie kluczowe wskaźniki efektywności (KPI’s) wybrać, by efektywnie zarządzać procesem rekrutacji?
- W jaki sposób kontrolować wybrane KPI’s?
- Jak dobrze wybrać obszary, które wymagają udoskonalenia?
Zacznijmy od tego, że na proces rekrutacji można spojrzeć z kilku perspektyw:
- kandydata,
- menedżera zatrudniającego,
- rekrutera,
- menedżera odpowiedzialnego za efektywność rekrutacji.
Każda z nich ma inne wskaźniki, które bierze się pod uwagę, by ocenić skuteczność rekrutacji. Właśnie dlatego opiszę najważniejsze KPI’s z punktu widzenia powyższych ról. Wszystkie są efektem wielu dyskusji i doświadczeń.
Skuteczna rekrutacja z perspektywy kandydatów
Z punktu widzenia kandydatów są 4 kluczowe kwestie świadczące o skuteczności rekrutacji.
Czas do rozmowy (Time to interview) – jest to czas od zapoznania się z ofertą/aplikowania na konkretną ofertę a zaproszeniem na spotkanie.
W zależności od rodzaju oferty może on wynosić od 48 godzin do 2 tygodni. Krótszy będzie w przypadku stanowisk operacyjnych w gastronomii, logistyce oraz sprzedażowych w sieciach retail). Dłuższy w przypadku stanowisk menedżerskich średniego i wyższego szczebla.
Czas do informacji zwrotnej (Time to feedback) – oznacza czas, który mija od aktywności ze strony kandydata a feedbackiem, który otrzymuje z firmy rekrutacyjnej. Pisząc o aktywności kandydata, mam na myśli przesłanie aplikacji, wypełnienie formularza, rozmowę, wypełnienie testów, case studies czy Assessment Centre.
Trudno tu wskazać konkretne wytyczne czasowe, w których udzielenie feedbacku jest oceniane najwyżej. Zdecydowanie ważniejsze jest samo wywiązanie się z obietnicy przekazania feedbacku czy decyzji w ramach wcześniej komunikowanych terminów. Skupienie się na jakości zawsze ma większą wartość niż ściganie się z czasem, by informację zwrotną przekazać jak najszybciej.
Ocena jakościowa informacji zwrotnej (Quality of feedback) – to subiektywna ocena kandydatów o feedbacku, który otrzymali. Kandydaci oceniają jego jakość i przydatność do wykorzystania w kolejnych procesach rekrutacyjnych.
Obserwuję, że w ramach prac nad poprawą candidate experience wiele organizacji zaczyna przywiązywać do feedbacku coraz większą wagę. Mimo to wciąż w wielu badaniach kandydaci wskazują, że to właśnie ten obszar wymaga najwięcej zmian.
- NPS kandydata (Net Promoter Score) – ten wskaźnik można stosować do weryfikacji jakości procesu rekrutacji podobnie jak w obszarze budowania doświadczeń klientów. Pytania o polecanie udziału w procesie rekrutacyjnym, który prowadzimy w organizacji, pozwolą nam się dowiedzieć, jak kandydaci odbierają nasze działania.
Mnie zdarzało się dzielić ten wskaźnik na dwie grupy: NPS kandydatów, którym złożyliśmy oferty oraz NPS kandydatów odrzuconych.
Skuteczna rekrutacja z perspektywy menedżerów rekrutujących
Perspektywa menedżerów rekrutacyjnych obejmuje ocenę zupełnie innych wskaźników. Należą do nich:
- Czas do zatrudnienia (Time to hire) – najistotniejszy wskaźnik z punktu widzenia menedżera. Pokazuje czas, który upływa od momentu zgłoszenia i zaakceptowania potrzeby rekrutacji do rozpoczęcia pracy przez kandydata. W niektórych przypadkach jest on modyfikowany w taki sposób, by pokazać czas pomiędzy uruchomieniem procesu a wybraniem konkretnego kandydata. Dlaczego? Bo dzięki temu uwalniamy się od kwestii, które wynikają z obowiązujących okresów wypowiedzenia.
- Czas do shortlisty kandydatów (Time to shortlist) – wskaźnik, który w szczególny sposób pokazuje skuteczność rekrutacji. Definiuje się go jako czas pomiędzy uruchomieniem poszukiwań a prezentacją pierwszych adekwatnych kandydatów.
Wskaźnik ten pomija czas potrzebny do podjęcia decyzji menedżera o zatrudnieniu oraz okres wypowiedzenia. Pokazuje za to – i to doskonale – jaką mamy moc przyciągania kandydatów jako organizacja czy zespół.
Retencja w ciągu 12 miesięcy (12M. Retention) – określa, ilu kandydatów wciąż z nami pracuje po upływie 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy.
Coraz częściej to właśnie ten wskaźnik ma większe znaczenie w ocenie skuteczności rekrutacji. Liczy się on znacznie bardziej niż samo doprowadzenie do pozyskania odpowiedniego kandydata i obsadzenie wakatu.
Bardziej precyzyjnym wskaźnikiem może być:
Rotacja w trakcie okresu próbnego/okresu adapatacyjnego (Early rotation /Onboarding Rotation) – wiele firm koncentruje się na prawidłowo przeprowadzonym onboardingu. Z przeprowadzonych badań wiemy, że jest to jeden z kluczowych momentów na ścieżce doświadczeń pracownika. Nie jest on, być może, bezpośrednio powiązany ze skutecznością rekrutacji, ale może zapoczątkować ważna dyskusję, w której odpowiemy na pytania:
- Na ile rzetelnie przedstawiliśmy ofertę firmy?
- Jak zaprezentowaliśmy EVP?
- Czy wywiązaliśmy się z obietnic, które złożyliśmy na początku rekrutacji?
- Czy dobrze badamy dopasowanie kulturowe kandydatów?
- Czy dobrze badamy motywację kandydatów?
Skuteczna rekrutacja z perspektywy rekrutera
Rekruter prowadzący rekrutacje może mierzyć ich skuteczność następującymi wskaźnikami:
Zamknięcia procesów (Closing rate ) – czyli ile z uruchamianych rekrutacji zakończyło się zatrudnieniem kandydata. Wskaźnik ten może pokazywać zarówno skuteczność rekrutera, jak i sposobu, w jaki działa uruchamianie rekrutacji.
Pytanie dotyczące oceny mierzonej poprzez Closing rate, które warto sobie zadać:
- Jak często zdarzają się sytuacje, w których rekrutację zamyka się z innych powodów niż brak dostępności odpowiednich kandydatów? Tymi powodami mogą być np. redukcja budżetu, zmiana organizacyjna, kandydat z wewnątrz, likwidacja wakatu.
NPS menedżera – wskaźnik pokazujący, czy menedżer, z którym pracował dany rekruter, zarekomenduje swoim znajomym współpracę z nim.
Czas do zatrudnienia (Time to hire) – istotna informacja dla osób, które operacyjnie realizują rekrutacje, oraz menedżerów tej funkcji.
Odrzucenie (Rejection rate) – wskaźnik pokazujący naszą selektywność na pierwszych etapach procesu rekrutacji (ile aplikacji przechodzi do kolejnego etapu).
W połączeniu z wiedzą o miejscach, z których pochodzą kandydaci, umożliwi zbadanie efektywności kanałów komunikacji z kandydatami (Channel efficiency). Dzięki temu zobaczymy, przy jakich rodzajach stanowisk i w jakich kanałach powinniśmy koncentrować nasze wysiłki employer brandingowe.
- Właściwy dobór (Selection accuracy) – wskaźnik pokazujący procent kandydatów z short listy, których menedżerowie zaakceptowali do kolejnego etapu (spotkanie).
- Poziom akceptacji złożonych ofert (Acceptance rate) – ilu z kandydatów, którym składamy ofertę, akceptuje ją i rozpoczyna pracę.
Powyższe KPI’s są bardzo ważne, jednak nie wyczerpują listy tych, które mogą opisywać skuteczność rekrutacji oraz osoby, która ja prowadzi.
Skuteczna rekrutacja z perspektywy Talent Acqusition/Recruitment Managerów
Każdy z menedżerów, którego zadaniem jest poprowadzenie rekrutacji oraz pomiar jej efektywności, w pierwszej kolejności musi oszacować skalę wyzwania.
- Ile rekrutacji będzie uruchomionych?
- W jakim czasie będą uruchamiane rekrutacje?
- Jaki charakter mają planowane rekrutacje – czasowy czy naturalny? Charakter czasowy wiąże się z konkretnym projektem, naturalny – z procesami związanymi ze stabilnym wzrostem biznesu, rotacją itp.
Z tego punktu widzenia istotne wydają się KPI’s, które pozwolą oszacować skuteczność i pracochłonność. W swojej praktyce starałem się ograniczyć je do kilku:
- Liczba uruchamianych procesów rekrutacyjnych –czyli jakiego obciążenia pracą i jak wielu rekrutacji w danym okresie powinniśmy się spodziewać. Ewentualnie z czym mierzyliśmy się w podobnych sytuacjach albo okresach w przeszłości.
- Koszt zatrudnienia (Cost per hire) – bardzo rzadko dysponujemy nieograniczonym budżetem na prowadzenie rekrutacji. Trzeba więc pamiętać, że wszystkie decyzje, które podejmujemy, wypływają na koszt zatrudnienia jednego pracownika. Dobór odpowiednich kanałów promocji ofert czy decyzja, które z procesów zrealizujemy zasobami wewnętrznymi liczą się tutaj tak samo.
Umiejętność wyliczenia i śledzenia tego wskaźnika może nam pomóc w dwóch kwestiach. Po pierwsze – wybrać kogo i jak będziemy szukać, a po drugie – ocenić skuteczność naszych kanałów kontaktu z kandydatami.
- Liczba adekwatnych aplikacji w kanale (Channel effciency), która przekłada się na np. koszt pozyskania adekwatnej aplikacji (Cost per applicant). Jest to wskaźnik pomocny przy planowaniu działań powiązanych z employer brandingiem czy marketingiem rekrutacyjnym.
- Satysfakcja z procesu (Recrutiment satisfaction) wewnątrz firmy – to ważny wskaźnik, jeśli w organizacji nie prowadzimy innych badań wewnętrznych. Mam tu na myśli kwestie związane z employee experience oraz NPS wśród klientów wewnętrznych zespołu rekrutacji.
Dodatkowo możemy też śledzić KPI’s powiązane z opisanym wcześniej Time to hire. Są nimi:
- średni czas trwania procesu rekrutacji,
- liczba procesów realizowanych zgodnie z założeniami,
- liczba procesów trwających powyżej X dni,
- time to hire w poszczególnych grupach zawodowych (sprzedaż, IT, menedżerowie itp.).
Pozwalają one zarządzać jakością i skutecznością funkcji rekrutacyjnej.
O czym pamiętać, mierząc skuteczność rekrutacji?
Opisane przeze mnie KPI’s nie wyczerpują listy wskaźników, którymi można mierzyć efektywność rekrutacji. Nie oznacza to jednak, że koniecznie trzeba szukać innych. Zbieranie i analizowanie danych nabiera bowiem sensu jedynie przy odpowiednio dużym wolumenie prowadzonych rekrutacji.
Poza tym, kiedy planujemy zestaw KPI’s do późniejszej analizy, pamiętajmy, by koszt ich badania nie przewyższał potencjalnych korzyści. Istnieją zaawansowane systemy, które pomagają automatyzować zbieranie i przetwarzanie danych. Możemy wykorzystywać do tego chociażby ATS (Application Tracking Systems) czy wewnętrzne systemy HR.
Pamiętajmy również, że najbardziej zaawansowane rozwiązania informatyczne, które mamy do dyspozycji, nie mogą przesłonić nam najważniejszej rzeczy. Pewności, że zaprojektowanie skutecznej rekrutacji zawsze wymaga spojrzenia na cały proces z kilku perspektyw. Tylko wtedy możemy powiedzieć, że naprawdę dbamy o skuteczność prowadzonych działań.
Chcesz dowiedzieć się więcej o rekrutacji menedżerskiej? Zajrzyj do naszego przewodnika: Executive Search (Headhunting).
grzegorz.steinke@cter.pl
+48 510 151 392
Grzegorz Steinke
Pracuje z firmami z rynku finansowego, branży telko oraz sektorem przemysłowym. Pracował z firmami właścicielskimi, korporacyjnymi, spółkami funduszowymi i organizacjami międzynarodowymi. Najczęściej realizuje projekty z obszarów zarządzania operacyjnego, general management, zarządzania produkcją, obsługi klientów, finansów, HR. Pracuje w języku polskim. Wykładowca zagadnień z obszaru HR na studiach ALK i WSB.
